Журнал реєстрації вхідних документів - застосовується для реєстрації надійшли в організацію документів, що вимагають обліку і виконання.
-
Вид основного розділу журналу:
Реєстрація - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
(ГОСТ Р 51141-98)
Як випливає з визначення, реєстрація передусім надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений і як би ще не існує.
Реєстрація переслідує три мети:
- облік документів;
- контроль за їх виконанням;
- довідкова робота за документами.
Реєстрації підлягають тільки документи, що вимагають відповіді і виконання, незалежно від способу їх створення або отримання. Документи оперативного характеру, що надсилаються або створювані тільки для інформативних цілей і не потребують відповіді і виконання, не реєструються.
Служба діловодства повинна розробляти список (перелік) документів, що не підлягають реєстрації. Він затверджується керівником організації і оновлюється по мірі необхідності. Після первинної обробки незареєстровані документи передаються до підрозділу або безпосереднім виконавцям, яких може стосуватися міститься в них інформація.
Як правило, не підлягають реєстрації:
- листи інформаційно-довідкового характеру, що надсилаються для відомості;
- рекламні листи;
- вітальні листи та телеграми;
- запрошення, програми семінарів, нарад та конференцій;
- друковані видання (книги, брошури, журнали);
- пакети з позначкою «особисто»;
- копії нормативних документів, постанов і розпоряджень державних органів;
- інформаційні матеріали і т.д ..
Реєстраційний номер (індекс) документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації.
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер, що складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи із завдань пошуку, можна доповнювати індексами по номенклатурі справ, класифікаторами кореспондентів, виконавців і ін. При цьому порядкові номери присвоюються в межах календарного року окремо для кожного виду документа.
Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо з самостійними реєстраційними номерами.
контрольна пломба
Журнал опломбований номерний індикаторної голографічного пломбою .
Згідно ГОСТ 31282-2004 контрольна пломба - унікальне індикаторний пристрій одноразового застосування, призначене для виявлення факту несанкціонованого доступу.
Перед початком роботи з Журналом необхідно заповнити титульний лист і заверительную напис. Обов'язково вписати номер пломби до відповідного рядка, без цього Журнал не вважається опломбованим.
Які вимоги пред'являються до кадрових журналам обліку і як повинен бути оформлений журнал відповідно до цих вимог, дивіться в нашому відеоролику.