- 1. Експертиза цінності документів
- 2. Акт про виділення справ до знищення
- 3. Фізичне знищення документів
- Після прочитання - спалити
- Паперовий знищувач - шредер
- 4. Акт про фізичне знищення документів
5:53:22 - 04.06.2019 ________________
Документи накопичуються, втрачають актуальність і перетворюються в макулатуру.
Стаття: Навіщо і як здавати макулатуру
Якщо документи містять комерційну таємницю, здати їх як макулатуру можна. Буде потрібно послуга «Знищення документів», яку проводять спеціальні організації.
Щоб знищити старі документи, спершу створіть нові. Іронія, але того вимагає закон і порядок.
Знищити цінні документи тільки фізично не можна. Доведеться пройти бюрократичні процедури. Компанії-посередники проводять всі необхідні маніпуляції, тобто знищують документи під ключ, але коштують не дешево. Вартість виділення документів і складання акту обійдеться в середньому 35 р. за справу. Справа - це сукупність документів, які відносяться одному питанню і поміщаються під одну обкладинку. Якщо бюджет не дозволяє скористатися такими послугами, проведіть роботу самі.
Алгоритм знищення документів
1. Експертиза цінності документів
Для визначення строків зберігання документів використовуйте номенклатуру справ організації. Номенклатура - це список справ, які заводить організація. Номенклатура складається за певною формою. Кожна справа має свій термін зберігання. У державних установах номенклатура обов'язкова вимога. Але навіть невеликим компаніям корисно заводити номенклатуру, так як вона полегшує роботу з документами.
Номенклатура справ. зразок
Термін зберігання справи закінчується до 1 січня року, коли складено акт. Якщо документ з'явився в 2013 році, зберігається 5 років, то внести його в акт годі й раніше 1 січня 2019 року.
Щоб не потрапити під дію статті 325 Кримінального Кодексу «Викрадення або пошкодження документів", не зменшуйте терміни зберігання документів. Збільшувати не заборонено.
2. Акт про виділення справ до знищення
Нормативні вимоги свідчать: щоб відібрати документ для знищення, перегляньте кожен лист, щоб випадково не знищити важливий документ.
Перенесіть дані з обкладинок знищуваних документів в акт. Акт - це документ, який свідчить факт життя або те, що сталося дію. Є більше 20 видів актів. Акт «Про виділення справ до знищення» - це різновид. Тобто цей акт констатує вибір документів з простроченим терміном зберігання. Акт має юридичну силу. Це гарантія, що дія дійсно відбулося. Всі особи, згадані в акті, знайомляться з його утриманням під розписку.
Якщо на обкладинці справи не вистачає інформації, яку потрібно внести в акт, так само зверніться за відсутніми даними в номенклатуру справ організації. Співробітник, який провів експертизу цінності документів, підписує акт. Далі зберіть експертну комісію компанії і проведіть засідання. Розгляньте акт і складіть протокол. Цей документ свідчить все, що відбувається на засіданні.
Склад експертної комісії для складання акта про знищення документів. Коригується залежно від складу співробітників фірми
Термін зберігання таких актів - постійно.
Не можна використовувати документи, які знищуєте, для господарських потреб. Наприклад, як чернетки. Після всіх процедур, переходите до наступного етапу.
3. Фізичне знищення документів
Знищити документи беруться спеціальні компанії. Оформіть накладну або приймально-здавальний акт, вкажіть дату, вага і кількість документів. На заключних етапах роботи проводяться навантажувальні роботи в присутності фахівця архівного підприємства, а також транспортування документів до терміналу утилізації з використанням транспорту компанії.
Якщо ви проводите утилізацію самостійно, то скористайтеся нашими послугами з навантаження та перевезення утилізованих документів.
Після прочитання - спалити
Спалювати документи - давня традиція. Цей спосіб утилізації підходить для конфіденційних документів.
Там, де тара піддається спалення підвищеним попитом на сучасному ринку користуються паперові пакети. Подібні вироби мають ряд характерних особливостей, що відрізняють їх від інших різновидів тари. Паперові пакети мають підвищену міцність і виконуються тришаровими. Паперова тара відрізняється екологічною безпекою, тому при спалюванні (утилізації) не виділяє в атмосферу шкідливих речовин. Що стосується спалювання паперових архівів, то для даних цілей застосовують тільки паперові мішки крафт.
Паперовий крафт мішок
Не спалюйте документи самостійно. Привернете пожежну службу, санепідемстанцію, а й того гірше, екологічні організації. Крім того, це небезпечна справа, і вдаватися до самодіяльності вкрай не радимо. Для цього працюють спеціальні компанії.
Термічна обробка підходить для всіх видів документів. Крім паперу, до спалювання допускаються відеокасети, диски, жорсткі диски, флешки та ін.
Сміттєспалювальний піч ви знайдете тільки на спеціалізованих заводах. За спалювання документів доведеться заплатити.
У деяких країнах від методу спалювання поступово відмовляються через шкоди навколишньому середовищу.
Паперовий знищувач - шредер
Шредер - апарат для подрібнення паперу на дрібні шматочки або смужки. У магазинах техніки продаються компактні шредери. При невеликій кількості документів такий пристрій придбайте в офіс.
Офісний шредер
Для утилізації документів у великих масштабах використовують промисловий шредер. За годину роботи промисловий шредер переробляє до 3 тонн документів. Спосіб надійний і екологічно чистий. Потім папір пресується під пресом.
Легко знайти компанії, які займуться подрібненням документів за допомогою шредера безкоштовно. А деякі ще й заплатять за великі тиражі. Після подрібнення документи використовують як вторсировину і переробляють.
Для додаткової надійності після шредірованія документи піддають хімічній обробці. Ця процедура перетворює папір в размягченную масу, і інформацію на папері точно ніяк не врятувати. Хімічна обробка - дорогий спосіб
4. Акт про фізичне знищення документів
Після промислового знищення документів, компанії видають акт про фізичне знищення. Зніміть на відео або сфотографуйте процес фізичного знищення документів. Це дасть додаткову звітність. Компанії-підрядники гарантують сувору конфіденційність.
Чітке дотримання встановленої технології ведення робіт та використання якісних, надійних, міцних паперових мішків дозволяє максимально ефективно вирішити завдання, поставлені на підприємстві, і виключити витік інформації.
І пам'ятайте: знищення документів в Росії по закінченню термінів зберігання - це право, а не обов'язок.
________________