Віртуальна АТС Zadarma - Інструкція по налаштуванню

1. Навіщо потрібна віртуальна АТС? Якщо у вашій компанії працює більше однієї людини (або ви прагнете...
2. Крок 1 Внутрішні номери
3. Крок 2 Вхідні дзвінки
4. Крок 2.1 Голосове меню
5. Крок 3 Завантаження та налаштування програм на комп'ютер і телефон
6. Крок 4 Підключення віртуального номера
7. Функції для щоденної роботи з АТС:
8. Формат набору номера
9. Факс

Навіщо потрібна віртуальна АТС?

Якщо у вашій компанії працює більше однієї людини (або ви прагнете до цього, або хочете щоб так думали клієнти), для голосового спілкування з клієнтами необхідна віртуальна АТС.

Безкоштовна АТС дозволяє підключити будь-яку кількість телефонних номерів в зручних для клієнтів регіонах і направляти дзвінки на потрібних співробітників.

• Запис і статистика дзвінків - допоможуть контролювати менеджерів і аналізувати дзвінки;
• Переадресація, голосова пошта, повідомлення про пропущені - допоможуть не пропустити жодного дзвінка;
• Голосові меню і робочі години - піднімуть престиж і спростять робочий процес.

Як налаштувати віртуальну АТС? базові настройки

У цьому розділі розглянемо мінімум необхідний для роботи АТС, далі будуть описані всі функції.

Як створити безкоштовну АТС: На головній сторінці особистого кабінету в розділі «Безкоштовна АТС» натисніть кнопку «Створити АТС». Ви потрапите в «Майстер налаштування» АТС:

Крок 1 Внутрішні номери

Кожному користувачеві АТС ви можете створити тризначний внутрішній номер і налаштувати на ньому окрему програму, IP-телефон, переадресацію і т.д. Зазвичай створюють по 1 номера для кожного співробітника, але можна створити і за 2-3 номера (наприклад для програми дзвінків і настільного телефону).

Вкажіть кількість співробітників яких пристроїв, які будуть підключені до АТС, встановіть галочку "включити запис розмов для всіх" (якщо необхідно) і натисніть кнопку "Далі".

Не обов'язково створювати номера «із запасом», ви завжди можете збільшити їх кількість в майбутньому.

Зверніть увагу: безкоштовно надається запис розмов для трьох внутрішніх ліній (в пакетах офіс і корпорація більше).

Крок 2 Вхідні дзвінки

В даному розділі настроюються параметри, згідно з якими будуть надходити вхідні дзвінки:

• Відразу на внутрішні номери співробітників;
• Спочатку на голосове привітання "Добрий день ви подзвонили ..", а потім на співробітників;
• На голосове меню "Для зв'язку з менеджером натисніть ..." - необхідно вказати кількість пунктів меню (від 1 до 10).

У другому і третьому варіантах можна ввести текст привітання, який буде начитаний роботом або завантажити власний аудіофайл.

Розміри аудіофайлів для завантаження - до 5 Мбайт, допустимі формати - MP3, WAV.

Рекомендуємо використовувати наступні параметри аудіо файлів для голосового вітання або мелодії замість гудків:

Формат WAV: Бітрейт = 8 біт, частота дискретизації = 16 кГц.

Формат MP3: Бітрейт = 64 кбіт / с, частота дискретизації = 16 кГц.

Це максимальне якість звуку, яке здатна передати телефонна мережа.

Конвертувати аудіо файл можна за допомогою відповідних програм або онлайн сервісів.

При виборі варіанту «Автоматично начитати текст» введений текст буде автоматично начитаний нашою системою. Доступний введення від 5 до 100 символів.

Виберіть потрібний Вам варіант і натисніть кнопку "Далі".

Крок 2.1 Голосове меню

Якщо в попередньому кроці Ви вибрали третій варіант (на голосове меню), Майстер Налаштування автоматично створить вказану Вами кількість пунктів меню (сценаріїв), а також головний сценарій "без натискання" - на нього будуть надходити дзвінки, якщо той, хто телефонує абонент під час програвання голосового вітання не натисне жодної кнопки.

У варіантах "Відразу на внутрішні номери співробітників" і "Спочатку на голосове привітання, а потім на співробітників" буде створений тільки сценарій "без натискання".

Також в цей сценарій (в блок "Першим дзвонити") будуть додані всі створені раніше внутрішні номери. При необхідності ви можете змінити порядок внутрішніх номерів, наприклад, видалити номер з блоку "Першим дзвонити" і додати у "Другим дзвонити".

Крок 3 Завантаження та налаштування програм на комп'ютер і телефон

Для прийому та здійснення дзвінків, ви можете використовувати будь-яке програмне забезпечення або обладнання, яке працює по протоколу SIP. Приклади налаштування деякого популярного обладнання і ПЗ ви можете подивитися в розділі «Підтримка» - «Інструкції з налаштування» . Ми рекомендуємо використовувати наше фірмове додаток Zadarma для Windows , iOS , Android .

• Для підключення обладнання або програм необхідно використовувати налаштування з розділу "Моя АТС" - "Внутрішні номери" (Сервер, логін, пароль внутрішньої лінії). Для кожної програми / пристрої потрібно використовувати окремий внутрішній номер зі своїм логіном і паролем. Якщо ви до цього створили внутрішніх номерів стало недостатньо, Ви можете додати нові на цій сторінці;
• Також ви можете приймати дзвінки на існуючий мобільний або стаціонарний номер за допомогою переадресації. Інформацію про детальних параметрів переадресації ви знайдете тут . Переадресація платна, вартість можете дізнатися на цій сторінці .

Крок 4 Підключення віртуального номера

Ви налаштували обладнання і вже можете здійснювати дзвінки. Щоб приймати вхідні дзвінки від клієнтів, до АТС потрібно підключити віртуальний номер телефону. Ви можете вибрати один або кілька віртуальних номерів в 90 країнах світу в розділі "Налаштування" - "Віртуальні номера" .

Якщо у вас раніше був підключений номер іншого оператора, його також можна підключити до АТС в розділі "Додаткова зовнішня лінія" , Інструкція по роботі з ним розміщена нижче .

На цьому завершена мінімальна настройка для роботи АТС. Ви можете приступити до постійного використання АТС або налаштувати додаткові функції.

Функції для щоденної роботи з АТС:

Переклад і перехоплення дзвінка

Щоб перевести клієнта на інший внутрішній номер, натисніть #, потім внутрішній номер абонента і знову #, наприклад, # 101 #.

Для перекладу дзвінка з голосовим повідомленням натисніть * внутрішній номер і #, наприклад, * 101 #. В цьому випадку ви спочатку самі з'єднаєтеся з набраними внутрішнім номером і зможете повідомити йому, кого і з якого питання переводите. Після того як один з Вас завершить дзвінок, клієнт буде з'єднаний з другим.

Якщо набраний внутрішній номер не відповість на дзвінок протягом 25 секунд, клієнт повернеться до Вас.

Для перехоплення вхідного дзвінка, якщо ваш внутрішній номер не доданий в сценарій обробки вхідних дзвінків, наберіть комбінацію 40 і натисніть кнопку виклику.

Для перекладу дзвінка на сценарій (відділ): наберіть номер сценарію в голосовому меню, наприклад # 1 #

Формат набору номера

Формат набору номера для дзвінків і переадресації задається в розділі "Вихідні дзвінки" , За замовчуванням номера набираються в локальному форматі (наприклад, номер Москви в форматі 8495 ...). Також ви можете відключити функцію "Дзвонити без коду країни" в розділі "Мій профайл" і набирати номер в міжнародному форматі (код країни, міста, номер, без 8 або 0 перед номером).

Факс

Автоматичний факс доступний по внутрішнім номером 50. На поточний момент факс працює тільки на прийом. За замовчуванням прийняті факси приходять на реєстраційний email адреса. Змінити email адреса для прийому факсів можна в розділі створення номерів .

Додаткові функції і можливості АТС (переваги віртуальної АТС)

1. Запис розмов ▾

2. Інтеграція АТС Zadarma c CRM і іншими бізнес-системами ▾

3. Вхідні дзвінки і голосове меню ▾

4. Переведення ▾

5. Визначення номера у напрямку дзвінка (CallerID) ▾

6. Додаткова зовнішня лінія ▾

7. Статистика АТС ▾