Ми продовжуємо серію «Розкриваємо листи», в якій розповідаємо про нові «фішки», що з'явилися в програмі «1С: Документообіг 8».
В «1С: Документообіг КОРП» і «1С: Документообіг державних установ» версії 2.1.8 і вище для внутрішніх документів можна вести облік сторін або облік по контрагентам.
Для цього в картці виду внутрішнього документа передбачені настройки Вести облік сторін і Вести облік по контрагентам.
І при веденні обліку по сторонам, і при веденні обліку по контрагентам в налаштуваннях кожного виду документа можна вказати, підписується документ або затверджується.
Для цього в картці виду внутрішнього документа передбачені окремі настройки:
- Використовувати гриф обмеження доступу до,
- Використовувати підписання посадовою особою.
Увага! Налаштування взаємовиключні. Про людське око документа може бути встановлена тільки одна з них.
Мал. 1 Установ документа
Якщо людське око документа використовується підписання, встановіть налаштування Використовувати підписання посадовою особою.
Увага! Згідно діловодної практиці підписуються накази, розпорядження, договори, додаткові угоди, службові записки та інші види документів.
Якщо настройка включена:
- для документа використовується процес Підписання;
- за замовчуванням облік сторін не ведеться, але його можна включити. Якщо людське око документа включена настройка Вести облік сторін, то настройка Використовувати підписання посадовою особою встановлюється автоматично.
- для документа доступні стану Підписано / Відхилено;
- в картці документа доступні реквізити підписання (хто підписував, результат підписання, дата).
Мал. 2 Реквізит «Підписано» і відомості про підпису в картці документа
Для відправки документа на підписання в картці документа передбачена команда Відправити - На підписання.
Мал. 3 Відправлення документа на підписання
При виконанні завдання «Підписати» в картці документа автоматично заповниться дата підписання і відомості про які підписують.
Якщо на підприємстві виду документа використовується твердження, встановіть налаштування Використовувати гриф затвердження.
Увага! Згідно діловодної практиці затверджуються акти, завдання, інструкції, нормативи, переліки, плани, кошториси, номенклатура справ та інші види документів.
Якщо настройка включена, то:
- для документа використовується процес Затвердження;
- облік сторін не ведеться;
- для документа доступні стану Затверджено / Чи не затверджений;
- в картці документа доступні реквізити затвердження (хто стверджував, результат затвердження, дата).
Мал. 4 Реквізит «Затверджено» і відомості про затвердження в картці документа
У шаблоні документа можна вказати співробітника, який підписує або затверджує цей документ на вашому підприємстві. Для цього в картці виду документа на закладці Шаблон документа - Реквізити документа передбачено поле Підписує або Стверджує. Реквізит буде автоматично заповнений обраним значенням при створенні документа цього виду.
Мал. 5 Реквізит «Підписує» в настройках шаблону документа
У шаблоні документа можна вказати тільки одне затверджує особа.
У картці документа можна вказати кілька стверджують осіб. Для цього в меню Ще - Документ виконайте команду Кілька грифів затвердження. При цьому в картці документа з'явиться закладка Твердження зі списком грифів затвердження.
Гриф обмеження доступу до може бути доданий вручну або автоматично при виконанні процесу твердження.
Мал. 6 Кілька стверджують осіб в картці документа
Інші матеріали цієї серії можна знайти за тегом "розкриваємо листи" . Або просто стежте за нашими новинами!