Правила написання електронного листа або етикет електронної пошти

1. Правило 1. При оформленні електронного листа в обов'язковому порядку заповнюйте всі поля.
2. Правило 2. Адреса та ім'я відправника повинні бути впізнаваними.
3. Правило 3. Обов'язково заповнюйте графу «Тема листа».
4. Правило 4. Використовуйте ( «Re:») тільки для відповіді.
5. Правило 5. Адреса одержувача вставляйте в лист в останню чергу.
6. Правило 6. Обов'язково пишіть вітання, що складається з привітального слова і імені одержувача, перед...
7. Правило 7. Правильно структуруйте свій лист.
8. Правило 8. Будьте короткими і висловлюйте думки по суті.
9. Правило 9. Якщо Ви збираєтеся послати вкладення, то приєднайте його на самому початку.
10. Правило 10. Не надсилайте непотрібні файли.
11. Правило 11. Складаючи лист у відповідь, відповідайте на ВСЕ задані вам питання.
12. Правило 12. Перш ніж відправити лист, перевірте орфографію, граматику і пунктуацію.
13. Правило 13. На електронні листи обов'язково потрібно відповідати.
14. Правило 14. Не пишіть великої шрифт.
15. Правило 15. Ніколи не повідомляйте конфіденційну інформацію за допомогою електронної пошти.
16. Правило 16. Не зловживайте абревіатурами і емоційним оформленням.
17. Правило 17. В кінці листа обов'язково ставте свій підпис.
18. Правило 18. Якщо сумніваєтеся, не відправляйте лист.

Сьогодні практично всі в своїй практиці комунікацій використовують електронну пошту, ICQ, факс або мобільний зв'язок. Але мало хто розуміє, що електронна пошта - це показник вашого професіоналізму.

За останнє десятиліття електронна пошта стала, мабуть, одним з найпопулярніших засобів ділового спілкування.

Вичитуючи адреси і теми повідомлень, що прийшли, абонент електронної пошти вирішує, які листи читати, а які видалити не розплющуючи. На жаль, мало хто має уявлення про правила етикету електронної пошти. Їх потрібно знати і дотримуватися, інакше ми можемо мимоволі завдати незручність, викликати збентеження або випадково образити того, кому пишемо.

Познайомимося з 19 правилами, створеними, заснованими на досвіді численних користувачів електронної пошти.

Правило 1. При оформленні електронного листа в обов'язковому порядку заповнюйте всі поля.

Структуру ділового електронного листа можна представити в наступному вигляді:

1. Адреса та ім'я відправника.
2. Адреса одержувача.
3. Тема листа.
4. Додаток.
5. Лист, що складається з привітання, основного тексту, висновків і підписи.

Правило 2. Адреса та ім'я відправника повинні бути впізнаваними.

Для ділового листування бажано мати адресу електронної пошти, в якому містяться Ваше справжнє ім'я і прізвище або абревіатура вашої організації, наприклад, Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. У вас повинен бути включений JavaScript для перегляду. .

Найбільшу довіру викликає адреса, що містить ваше справжнє ім'я та ім'я вашої організації в назві домену, наприклад, Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. У вас повинен бути включений JavaScript для перегляду. .

Правило 3. Обов'язково заповнюйте графу «Тема листа».

Зазначена тема листа значно полегшує роботу з електронною кореспонденцією. Доля листи дуже часто залежить від його Теми, особливо якщо ім'я та адресу відправника вам нічого не говорять. Тема листа повинна привернути увагу одержувача, бути короткою - не більше 50 знаків - і по суті. Чим простіше, пряміше або більш цікавим буде звучати Тема вашого листа, тим більше вірогідності, що ваш лист буде прочитано і матиме відгук. Особливо ретельно необхідно подумати над темою, коли ви в перший раз пишете кому-небудь. Пам'ятайте: тема листа - це червона нитка сенсу всього повідомлення. Якщо змінюється основна думка діалогу, змінюйте, відповідно, і Тему; а краще починати обговорення нового питання створенням нового листа, щоб уникнути плутанини при віртуальному спілкуванні.

Правило 4. Використовуйте ( «Re:») тільки для відповіді.

При цьому відкривається форма для складання відповіді, в яку вже вставлені адресу вашого співрозмовника, текст його листа, а також тема його листи. Слід мати на увазі, що функція "відповісти" означає «Моя відповідь на:". Якщо при відповіді змінюється тема обговорення, то краще створити НОВЕ лист з НОВОЇ темою, щоб не вводити в оману співрозмовника.

Правило 5. Адреса одержувача вставляйте в лист в останню чергу.

Щоб уникнути передчасної відправки, коли лист ще не дописано, не перевірено і вкладення не додано, уважно поводьтеся з кнопкою «Надіслати» (): переконайтеся, що ви посилаєте вивірене лист того, кому хотіли.

Правило 6. Обов'язково пишіть вітання, що складається з привітального слова і імені одержувача, перед основним текстом листа.

В якості привітання можна використовувати наступну форму звернення: «Добрий день, шановний (шановна) + ім'я, по батькові адресата» або «Шановний (шановна) + ім'я, по батькові адресата, здрастуйте» і тільки після цього переходите до мети вашого повідомлення.

Зверніть увагу, що в російській мові знак оклику ставиться після звернення в письмовій формі в будь-якому жанрі листування: в діловій, приватної, офіційної.

PS Не слід впадати в крайнощі та ставити три (або більше) знаки оклику, так як в кінці привітання вони будуть сприйматися як недоречний крик і можуть нанести образу вашому адресату.

Правило 7. Правильно структуруйте свій лист.

Читати c екрану монітора важче, ніж з паперових носіїв, тому розбивайте текст листа на логічні абзаци. Пропозиції повинні містити не більше 15-20 слів. Відокремлюйте абзаци один від одного відступом або пустим рядком.

Правило 8. Будьте короткими і висловлюйте думки по суті.

Основний текст листа з першого абзацу повинен притягувати увагу читача не менше, ніж його Тема. Починайте лист з мети звернення, вона повинна бути чітко сформульована в першому реченні. Правильне формулювання першого речення - гарантія того, що одержувач вашого листа прочитає його до кінця. Постарайтеся не відправляти довгі електронні повідомлення. Для пересилання важливої ​​інформації великого обсягу складіть короткий супровідний текст в електронному листі, а саму інформацію оформите у вигляді вкладення.

Правило 9. Якщо Ви збираєтеся послати вкладення, то приєднайте його на самому початку.

Перш ніж приступити до написання листа, надішліть листа з вкладення. Іноді траплялося і вам отримувати листи, які пересилалися виключно для передачі деякої інформації, але цю інформацію не містили!?! Така безпечність може не кращим чином позначитися на вашій ділової репутації.

Правило 10. Не надсилайте непотрібні файли.

Чи не прикріплюйте ніяких вкладень без узгодження з одержувачем, в іншому випадку він може подумати, що дане вкладення - це причіп вірус. Даний лист буде знищено без прочитання. Подібні віруси частіше приходять зі спамом.

PS Звертайте увагу на розмір пересилається файлу. Він не повинен бути дуже великим, щоб адресат не витрачав багато часу на його скачування

Правило 11. Складаючи лист у відповідь, відповідайте на ВСЕ задані вам питання.

Відповідаючи на лист, постарайтеся відповісти на всі питання, які задані в листі. Замовчування питання дуже неетично, тому що адресат потребує вашої відповіді і чекає його. Якщо не знаєте, як відповісти, краще про це повідомити. При відповідях на питання можна процитувати у своєму листі оригінальне повідомлення в обсязі, достатньому для того, щоб можна було правильно відновити контекст даної відповіді, а під кожною такою цитатою написати відповідь на питання. Не забувайте відокремлювати текст відповідей від тексту цитованих листів, тоді відповідь буде легше читатися.

Правило 12. Перш ніж відправити лист, перевірте орфографію, граматику і пунктуацію.

Це важливо, тому що дуже важко читати текст без ком і крапок. Для грамотного написання використовуйте можливості перевірки, які сьогодні представлені у всіх поштових служб

Правило 13. На електронні листи обов'язково потрібно відповідати.

Відповідно до правил етикету на електронні листи обов'язково потрібно відповідати, і час відповіді не повинна перевищувати трьох діб. Якщо адресат не отримав відповідь на свій електронний лист протягом зазначеного часу, отже, з ним не бажають спілкуватися. Причини затримки відповіді необхідно пояснювати тим, з ким хотіли б продовжити діалог. При одержанні листа з вкладенням, обов'язково підтвердіть, що вкладення дійшло і нормально стало зрозумілим. Якщо ви отримали Незатребуване лист від невідомих людей, можна на нього не відповідати. Незатребуване лист може виявитися спамом. При отриманні незатребуваної листи з приєднаним файлом слід видалити файл, що не розпаковуючи, тому що це може бути комп'ютерним вірусом.

Правило 14. Не пишіть великої шрифт.

Весь текст, написаний прописних шрифтом, сприймається як КРИК. Це може викликати небажану реакцію у читача. Якщо хочете виділити якусь цікаву думку в пересилається повідомленні, напишіть таким шрифтом кілька слів. Виділені таким способом, вони краще підкреслять важливість даного фрагмента тексту.

Правило 15. Ніколи не повідомляйте конфіденційну інформацію за допомогою електронної пошти.

Будьте дуже обережні при пересиланні номерів своїх банківських карт або іншої конфіденційної інформації в тексті електронного листа. Пам'ятайте, що електронна пошта може бути перехоплена і використана в корисливих цілях. Не забувайте і про те, що послане вами електронного листа назавжди залишається в пам'яті комп'ютера.

Правило 16. Не зловживайте абревіатурами і емоційним оформленням.

У діловій електронній пошті намагайтеся не використовувати абревіатури BTW (by the way) або LOL (laugh out loud) і смайлики ( «усміхнені обличчя»). Вони недоречні в діловому листуванні.

Правило 17. В кінці листа обов'язково ставте свій підпис.

Підпис - це невеликий блок тексту, який додається в кінець повідомлень, який ідентифікує вас і містить вашу контактну інформацію. Підпис робіть короткої: не більше чотирьох-семи рядків. Включайте в неї кілька можливих способів зв'язку з вами (зазвичай це номера телефонів і факсу).

Правило 18. Якщо сумніваєтеся, не відправляйте лист.

Ми стали безособовими і ховаємося за електронною поштою, яка починає контролювати наше життя. Тому, перш ніж відправити наступне електронного листа, подумайте, може бути краще зателефонувати або особисто зустрітися з адресатом?

Матеріал складено методистом Шутіліной Л.А, в статті були використані матеріали наступних авторів:

1. Тер-Минасова С.Г. Мова і міжкультурна комунікація. М., 2000..
2. Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/.
3. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm .
4. Етикет електронної пошти або правила написання електронного листа. http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .