Дана інформаційно-пошукова система (Система) призначена для розміщення в Інтернеті, з метою надання широкого доступу громадян до відомостей про архівних документах, сприяє віддаленого взаємодії громадян з архівами, надання державних послуг в електронному вигляді.
Система містить дані про які зберігаються в архіві документах і являє собою частину науково-довідкового апарату архівної установи. Вона може містити інформацію (конвертувати з галузевої програми «Архівний фонд») на рівні архіву чи всіх архівних установ регіону.
В Системі передбачений перегляд електронних копій документів, в тому числі організація платного перегляду.
Нижче представлені чотири варіанти розміщення програми «Web-архів»:
На рівні архіву
Державний архів Ставропольського краю
Державний архів Брянської області
На рівні регіону
Ярославська область
Пермський край
Пошук
- Швидкий пошук через пошуковий рядок проводиться по заголовкам фондів. Використовуючи детальний пошук можна провести пошук з урахуванням анотацій, історичних довідок, перейменувань фондів, заголовків описів, справ і документів (дані з програми «Архівний фонд»).
- Можливий відбір документів при використанні персонального і географічного покажчиків. Документи також можна вибрати з їхнього вигляду. Для пошуку і перегляду електронних копій документів, представлених на сайті, досить скористатися фільтром «З електронними копіями».
- Пошук і відбір документів працюють в поєднанні.
Перегляд
- Система має вкладену організацію даних за традиційною для архівів схемою: фонд, опис, справа (одиниця зберігання), документ (одиниця обліку). На кожному рівні є опис.
- При наявності електронних копій документів на рівні справи (для фото-фоно-відеодокументів) і на рівні документів буде розміщено зображення. Залежно від формату (JPEG, PDF) і статусу відкритості їх можна переглянути в спеціальних переглядових вікнах. Якщо файл захищений від загального перегляду, то він має накладену на зображення захист (для JPEG) або мати картинку із позначкою PDF. Доступ до таких документів надається на платній основі через оформлення замовлення.
формування добірок
- Для зареєстрованих користувачів існує можливість створювати добірки документів або посилань на фонди, описи або справи. До них можна повернутися для роботи через особистий кабінет, а так же приєднати до звернення або замовлення в архів. Збірки можна редагувати і поповнювати у міру необхідності.
Формування замовлень на доступ до захищених документів
- Існує можливість перегляду захищених електронних копій. Для цього треба зареєструватися в Системі і додати цікаві справи або документи до Замовлення на відкриття доступу. Даний Замовлення буде відправлений в архів для формування квитанції для оплати доступу. Сплативши замовлення і отримавши повідомлення про відкриття доступу, користувач зможе переглядати документи через свій особистий кабінет протягом заданого періоду часу.
Створення звернення в архів
- Для створення звернення в архів з сайту реєструватися не обов'язково. Але, зареєстрований користувач отримує можливість створювати добірки, замовлення на доступ і зберігати їх у своєму кабінеті. Там же він може перевірити стан виконання його замовлення або звернення за довідкою.
- При заповненні форми звернення до архіву потрібно вибрати причину звернення: замовлення архівної довідки, подача тематичного запиту або замовлення документів на копіювання або сканування. Після відправки звернення, на електронну пошту користувача прийде підтвердження про відправлення листа в архів.
- За змінами статусу стану поводження, громадянин може простежити через що приходять на його електронну пошту повідомлення або через на сайт за номером запиту.
Реалізація
Дана система функціонує на Порталі архівних установ Ярославської області , на сайті Державного архіву Ставропольського краю , на сайті Агентства у справах архівів Пермського краю , на сайті Державного архіву Брянської області .