- Вимоги до оформлення протоколу
- Правила оформлення протоколу
- Порядок оформлення протоколу
- Оформлення протоколу наради
Багатьом секретарям досить часто доводиться стикатися в роботі з таким організаційно-розпорядчим документів, як протокол. Особливо це актуально, якщо в організації часто проводяться різні засідання та збори, в ході яких секретар повинен вести протокол. Тому в сьогоднішній статті ми детально розглянемо правила оформлення і складання протоколу.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- існуючі вимоги до оформлення протоколу;
- правила оформлення протоколу;
- порядок оформлення протоколу;
- як здійснюється оформлення протоколу наради.
Протокол є документом, який ведеться для фіксування ходу різних нарад, зборів і засідань. Від правильності його заповнення залежить придбання даним документом юридичної сили. Тому до оформлення і складання протоколу необхідно поставитися з усією повнотою відповідальності.
Вимоги до оформлення протоколу
У посадові обов'язки секретаря досить часто входить обов'язок фіксувати хід засідань, зборів і нарад в організації. Незалежно від того, як фіксується обговорення (стенографуються або записується на плівку), після заходу повинен бути складений протокол. Від навичок секретаря і його вміння виділяти важливі моменти, що виникають по ходу обговорення. Вимоги до оформлення протоколу полягають в чіткому дотриманні правил оформлення. Протокол складається на бланках формату А4. У число обов'язкових реквізитів протоколу входять: найменування організації, відомства (структурного підрозділу), найменування виду документа, дата засідання (наради, зборів), номер, місце засідання, заголовок, текст, підписи і гриф затвердження (якщо потрібно).
Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно
Слід враховувати, що в протоколі вказується саме дата засідання, а не дата складання документа. У разі, якщо засідання тривало протягом кількох днів, дату слід проставляти через тире, наприклад, 12-15.06.2016. Номер протоколу визначається за порядковим номером засідання, починаючи з календарного року. Під місцем засідання мається на увазі місто, в якому проходив захід.
Правила оформлення протоколу
Правила оформлення протоколу мають на увазі розбиття тексту на дві частини: вступну та основну. Словом «голова» починають протокол. Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери. Після тире вказують прізвище голови, ініціали. так само 
оформляється слово «секретар». Наприклад: Голова - Матвєєв В.І. Секретар - Іванова СБ України.
Дана частина протоколу опускається при фіксуванні оперативної наради. Далі йде перерахування присутніх. Після необхідно перерахувати прізвища запрошених осіб із зазначенням їх посад. Також відзначимо, що на розширених зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх осіб їх склад вказується лише кількісно, а список прізвищ надалі прикладається до протоколу.
Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному пункті можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, і таким чином вони візуально розбивають текст.
Порядок оформлення протоколу
Тільки правильно порядок оформлення протоколу в повній мірі може забезпечити юридичну силу рішень, які приймаються на основі принципу колегіальності. Ми детально пояснюємо, як слід оформляти кожний реквізит цього документа.
Протокол є основним розпорядчим документом колегіального управління та майже завжди оформляється як багатосторінковий документ. Тому при оформленні першого аркуша протоколу необхідно використовувати загальний бланк організації або підприємства, а якщо загальний бланк відсутній, протокол оформляється на аркушах паперу формату А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка.
Інструкція з діловодства. нюанси оформлення
Якщо бланк для оформлення першого листа протоколу не використовується, реквізити оформляються зазвичай поздовжнім способом (вздовж верхнього поля аркуша паперу) строго по центру.
Особливості оформлення обов'язкових реквізитів протоколу, а також наявність, кількість і правила оформлення додаткових реквізитів визначаються вимогами чинного законодавства, основами ділового обороту або конкретної управлінської ситуації. Але все особливості оформлення грунтуються на загальному алгоритмі, який склався в процесі складання та оформлення протоколу як одного з основних видів розпорядчих документів.
Оформлення протоколу наради
Оформлення протоколу нарад вимагає вказівки питань, які вирішуються по ходу зборів. В основній частині протоколу вказуються номер питання в Відповідно до порядку денного, його змісту і прийняті по ходу наради рішення. Кожне питання нумерується і починається з приводу «О» ( "Про"). Найменування питання слід друкувати по центру сторінки і підкреслювати рисою. Далі під рискою необхідно вказати прізвища співробітників, які виступили під час обговорення даного питання. Далі вказується прийняте рішення.
Самокоучінг для помічника керівника: 8 корисних інструментів
Копії протоколів при необхідності слід відправити в організації і посадовим особам, присутнім на зборах. Список розсилки повинен складати відповідальний виконавець підрозділу, яке займалося підготовкою питання.