Анотація: В лекції представлені основні правила введення тексту з клавіатури при роботі з документами. Показано можливості додавання символів, відсутніх на клавіатурі, вставки автоматично оновлюваних дати і часу. Представлені прийоми використання табуляції при створенні тексту документа. Зазначено на можливість автоматизації введення тексту з використанням автозаміни і автотексту. Звернуто увагу на створення і використання гіперпосилань в документах.
Введення тексту в документ
Введення тексту з клавіатури
Текст завжди вводиться в тій позиції, де блимає текстовий курсор.
Microsoft Word допускає вільне введення. Це означає, що в будь-якому місці порожньої сторінки можна двічі клацнути лівою кнопкою миші, Microsoft Word зробить деякий автоматичне форматування, і текстовий курсор буде тут зафіксовано. Саме з цього місця і можна вводити текст.
Незважаючи на можливість вільного введення, найчастіше введення тексту починають все-таки від лівого поля сторінки. Щоб уникнути майбутніх проблем з оформленням і редагуванням документа при введенні тексту з клавіатури слід дотримуватися деякі заборони і рекомендації.
Заборони.
- Не можна використовувати клавішу Enter для переходу до нового рядка. Перехід на новий рядок станеться автоматично, як тільки рядок заповниться.
- Не можна розставляти переноси в словах з використанням клавіші дефіс (-).
- Не можна використовувати клавішу Enter для переходу до нової сторінки. Перехід на нову сторінку станеться автоматично, як тільки заповниться поточна сторінка.
- Не можна використовувати клавішу Tab або Пропуск (довга клавіша в нижній частині клавіатури. Іноді цю клавішу називають Space або SpaceBar) для отримання абзацного відступу ( "червоного рядка") або вирівнювання тексту по ширині сторінки.
Рекомендації.
- Клавішу Enter слід натискати для переходу до нового абзацу або вставки порожнього абзацу, що складається з одного рядка.
- Розділові знаки. ,:; ! ? пишуться разом зі словом, за яким слідують.
- Після розділових знаків. ,:; ! ? ставиться пробіл.
- Перед знаками лапок і дужок "" ([{ставиться пробіл. Наступне за цими знаками слово пишеться без пропуску.
- Знаки лапок і дужок ")]} пишуться разом зі словом, за яким слідують. Після цих знаків ставиться пропуск, за винятком тих випадків, коли ставляться розділові знаки, які пишуться разом зі словом, за яким слідують.
- Знак дефіса (-) пишеться разом з попередньою і наступною частинами слова.
- Перед знаком і після знака тире (-) ставиться пробіл.
На жаль, часто ще зустрічаються клавіатури, на яких літери позначені, а розділові знаки - немає. Нижче наведено поради щодо введення знаків пунктуації в російській розкладці клавіатури.
- Точка (.) Вводиться клавішею, розташованої зліва від правої клавіші Shift.
- Кома (,) вводиться тієї ж клавішею, що і точка, але, утримуючи клавішу Shift.
- Двокрапка (:) вводиться клавішею з цифрою 6 на основній клавіатурі, утримуючи клавішу Shift.
- Крапка з комою (;) вводиться клавішею з цифрою 4 на основній клавіатурі, утримуючи клавішу Shift.
- Знак питання (?) Вводиться клавішею з цифрою 7 на основній клавіатурі, утримуючи клавішу Shift.
- Знак оклику (!) Вводиться клавішею з цифрою 1 на основній клавіатурі, утримуючи клавішу Shift.
- Знак номера № вводиться клавішею з цифрою 3 на основній клавіатурі, утримуючи клавішу Shift.
- Тире (-) вводиться тій же клавішею клавіатури, що і дефіс, але перед знаком і після знака обов'язково ставиться пробіл. Знак тире (-) можна також вводити комбінацією клавіш Ctrl + - (на цифровій клавіатурі). А якщо натиснете комбінацію клавіш Alt + Ctrl + - (на цифровій клавіатурі), то отримаєте довге тире (-).
При введенні неправильного символу його можна видалити. Для видалення символу, що стоїть праворуч від текстового курсора, треба натиснути клавішу клавіатури Delete, а для видалення символу, що стоїть зліва від курсору, - клавішу Back Space.
Вставка спеціальних символів
Під час введення тексту часто доводиться використовувати символи, яких немає на клавіатурі. Це можуть бути деякі математичні символи, наприклад, 
; літери грецького алфавіту, наприклад, 
, Латинські букви з надбуквеннимі значками, наприклад, 
, Або просто символи-картинки, наприклад, 
.
Для вставки таких символів необхідно виконати команду Вставка / Символ .. .. У вкладці Символи діалогового вікна Символ ( Мал. 5.1 ) В списку Шрифт виберіть шрифт символів, а потім двічі клацніть лівою кнопкою миші по зображенню потрібного символу. Можна також просто виділити зображення потрібного символу, а потім натиснути кнопку Вставити.
Мал.5.1.
Вибір спеціального символу у вкладці "Символи" діалогового вікна "Символ"
Математичні символи здебільшого містяться в шрифті Symbol. Шрифт (звичайний текст) містить букви латиниці і кирилиці спеціального зображення, букви івриту, арабської та грецької мов, деякі грошові символи і багато іншого. Ці ж символи містять шрифти Arial, Courier New, Times New Roman, але шрифт (звичайний текст) зручніше, так як він вставляє символи того ж шрифту, в якому вводиться текст. Шрифти Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 містять різні символи-стрілки, символи-картинки і т. П.
Не закриваючи діалогового вікна Символ, курсор можна перевести в інше місце документа, і продовжити вставку символів. Для закриття вікна натисніть кнопку Закрити, або Скасування, або клавішу клавіатури Esc.
Вставка дати та часу
Для вставки в документ дати і / або часу слід виконати команду Вставка / Дата і час. У діалоговому вікні Дата і час ( Мал. 5.2 ) Слід двічі клацнути лівою кнопкою миші по необхідному формату вставляється дати і / або часу.
Мал.5.2.
Вибір формату дати в діалоговому вікні "Дата й час"
Якщо перед вставкою в діалоговому вікні Дата і час (див. Мал. 5.1 ) Буде встановлено прапорець Оновлювати автоматично, то дата і час, вставлені в документ, будуть оновлюватися кожен раз при відкритті документа. Автоматично оновлювані дата і час вставляються в документ як поле. Якщо потрібно оновити дату і час вже після відкриття документа, слід поставити курсор на це поле і натиснути клавішу клавіатури F9.