Корпоративний портал і СЕД: Як об'єднати роботу з документами і соцмережа

1. РІЗНИЦЯ МІЖ КОРПОРАТИВНІЙ соцмережах і КОРПОРАТИВНИМ ПОРТАЛОМ
2. БУДЕМО базікати АБО ПРАЦЮВАТИ?
3. КОЛИ СОЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ НЕ ЗАВАЖАЮТЬ, А ДОПОМАГАЮТЬ
4. КОРПОРАТИВНИЙ ПОРТАЛ - ВХІДНІ ДВЕРІ В РОБОЧИЙ ПРОЦЕС

Корпоративний портал і СЕД: Як об'єднати роботу з документами і соцмережа

Незважаючи на те, що соціальні мережі увійшли в наше життя всього кілька років тому, вони вже серйозно впливають на те, як ми робимо багато речей. У тому числі це стосується і ведення справ в бізнесі. Багато підприємців, наприклад, вже оцінили можливості соціальних медіа в плані промоутування свого бренду в зовнішньому середовищі: SMM в наші дні - дуже затребувана послуга. Ряд компаній, особливо за кордоном, зараз намагається піти ще далі, запровадивши використання соцмереж під внутрішню корпоративну культуру.

Ні, це не означає що потрібно йти до начальника ІТ-відділу і терміново вимагати розблокувати співробітникам «синю соцмережа». Мова йде не про те, щоб пристосувати для ділової активності популярні соціальні мережі (як це працює в разі маркетингу), а про те, щоб розвинути в організації культуру обміну інформацією та групової креативної діяльності.

Замислимося: як це відбувається зараз? Обмін інформацією і продуктивне спілкування між співробітниками, в результаті якого вирішуються поточні питання по проектам, ведеться або в строго формальній обстановці (нарада, відеоконференція), або, просто кажучи, де попало: за обідом, в курилці, в стихійно виникають чатах в корпоративному мессенджере і групових обговореннях по e-mail.

Тим часом, таке спілкування можна і потрібно систематизувати. Проекти, які проводяться всередині компанії, можуть значно виграти від того, що співробітники будуть спілкуватися з поточних питань без відриву від роботи над супутніми їм документами. Можливість для цього дають сучасні технології електронного документообігу - такі як інтранет-соцмережі і внутрішні корпоративні портали .

РІЗНИЦЯ МІЖ КОРПОРАТИВНІЙ соцмережах і КОРПОРАТИВНИМ ПОРТАЛОМ

Бізнес-додатки, які зараз називаються корпоративними соцмережами і корпоративними інтранет-порталами, насправді - одні з найбільш химерних гібридів їжака і вужа, які тільки могли вивести розробники і запустити в корпоративну середовище проживання. Де-юре це два різних класи додатків, кожен зі своїм власним призначенням. Де-факто все набагато більш заплутано.

У найширшому сенсі, корпоративна соціальна мережа - це бізнес-орієнтований додаток, що володіє функціями соціальної мережі, тобто, в ідеалі дає співробітникам можливість створювати свої профілі, об'єднуватися в співтовариства, вести дискусії з робочим (і не тільки) питань, читати корпоративну стрічку новин , завантажувати фото і так далі.

Корпоративний інтранет-портал, в свою чергу - це внутрішній сайт компанії для уніфікованого доступу до інформації і додатків. Тобто, портал, по суті, є внутрішнім сховищем знань компанії, доступним через веб-браузер. На порталі зберігається список співробітників, корпоративна телефонна книга, адресна книга, різні розклади, шаблони документів для взаємодії з бухгалтерією або відділом кадрів, список доступних інтранет-сервісів, файлова кошик і так далі.

На практиці розробники намагаються по максимуму влаштувати цим двом видам додатків перехресне запилення. Корпоративному порталу прищеплюються функції соцмережі (ведення профілів співробітників, функції чату, стрічка новин і так далі), в інтранет-соцмережа пересаджують функції порталу (файлове сховище, календар, адресна книга, інтеграція з внутрішніми програмами тощо).

Отримане дітище зони радіаційного відчуження ще й намагаються «привести в ногу з часом», тягнучи в нього функції популярних інтернет-сервісів, такі як блоги, мікроблоги або елементи комп'ютерних ігор (яскравий приклад - можливість присудження співробітникам бейджів типу «кращий працівник місяця»). В інших випадках - намагаються зібрати якусь подобу «універсального солдата», вводячи в нього функції інших корпоративних додатків, таких як віртуальна АТС, система документообігу і управління бізнес-процесами або CRM.

Найцікавіше тут те, що діється в цій сфері різнобічне змішання - абсолютно нормальна тенденція. Такий розвиток корпоративного порталу, корпоративної соцмережі і систем автоматизації бізнесу відображає прагнення автоматизувати те, що щодня відбувається в кожній фірмі - обмін внутрішньокорпоративної інформацією і її обговорення. Уявіть собі групу співробітників, які обговорюють затверджений директором наказ, вивішений на дошці оголошень. Для будь-якої компанії ще 10-15 років тому - нормальна картина.

БУДЕМО базікати АБО ПРАЦЮВАТИ?

Основна проблема зрощування корпоративного порталу та можливостей соцмережі - це побудова такої архітектури додатку, яка б спонукала до роботи.

Скільки б вам не пропонували «заробити в соцмережі», це не змінює того факту, що соціальні мережі - це, в першу чергу, засіб розваги, а розважаються всі люди по-різному. І вводячи в корпоративний ужиток елементи соціальних медіа, необхідно враховувати дві речі:

• що це такі елементи, які не заважають основним робочому процесу;

• що це такі елементи, які дійсно цікаві співробітникам.

Справді, даючи співробітникам можливість вільної комунікації в робочий час, не можна допускати, щоб комунікація велася не по справі. Наприклад, особистий мікроблог співробітника - це окремий привід для роздумів. У розслабленій атмосфері багатьох компаній, особливо з горизонтальною ієрархією управління, ніхто не гарантує, що секретар не вирішить завести в своєму мікроблозі # кетстаграм. Або що відділ маркетингу не організовує у себе в співтоваристві дівич-вечір. У нас самих іноді сверблять руки запустити твіттер «підслухати в Хоулмонте», а система мікроблогів на корпоративному порталі - це ж залізобетонна гарантія того, що нас будуть читати! Жарти в сторону, при відсутності затвердженого керівництвом і обов'язкового до виконання регламенту роботи з порталом такі соціальні функції можуть перетворитися в відволікаючий фактор.

Інша сторона медалі - речі, які в корпоративної соціальної мережі просто нікому не потрібні. Наприклад, у внутрішньокорпоративний блог часто просто нема чого писати. Так, ми пробували. У нас був блог, і спочатку ми намагалися публікувати туди звіти про внутрішньокорпоративних заходах - тих самих, на яких всі були і бачили все своїми очима. В результаті з'ясувалося, що таке краще репоста в Instagram і на Facebook, де співробітники можуть розповісти друзям, що діється у них на роботі. Тоді ми вирішили зробити з блогу базу знань: стали писати туди статті про внутрішньокорпоративних Java-розробках та інші корисності. Аналогічним чином через кілька місяців всі ці матеріали «переповзли» на Хабрахабр, який звикли і люблять читати наші розробники.

Приклади наших статей на Хабре

Модна зараз Гейміфікація корпоративних додатків - окреме питання. Гейміфікація суть застосування методик, характерних для комп'ютерних ігор, в неігрових процесах. Аналітики Gartner прогнозували, що вже до 2015 року технологіями Гейміфікація скористаються до половини всіх організацій. Ймовірно, десь прогноз і збувся, і більш ніж 70% організацій зі списку Global 2000 вже використовують мінімум одне ігрофіцірованное додаток в корпоративному форматі - але явно не у нас.

Побіжний огляд ринку внутрішньокорпоративних порталів і соцмереж показує, що питання Гейміфікація тут в основному зводиться до використання в бізнес-додатках сценарних елементів, характерних для геймплея - таких як віртуальні нагороди, статуси, окуляри за ефективно виконану роботу. Тобто, до відтворення методів нематеріальної мотивації співробітників, що в країні, яку ми втратили, вирішувалося за допомогою похвальних грамот і дошки «Наші передовики». Чи потрібна вам для цього спеціальна програма - вирішувати виключно вам.

КОЛИ СОЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ НЕ ЗАВАЖАЮТЬ, А ДОПОМАГАЮТЬ

Сьогодні співробітнику будь-якої організації щодня доводиться виконувати безліч завдань. Робота забирає більшу частину життя співробітника, і тому багато компаній йдуть на хитрощі, щоб створити у співробітника ілюзію «життя в офісі», відтворюючи йому ті розваги, до яких він звик вдома - від корпоративного спортзалу до корпоративної соцмережі. Це, безумовно, важливо, так як підвищує лояльність співробітників до компанії.

Але робота - це робота, а будинок - це будинок. У компанії є завдання для окремих співробітників або робочих груп, яким даються терміни і бюджет, і від яких очікується рішення. І з точки зору продуктивності компанії, корпоративна соціальна мережа повинна бути в першу чи не засобом завоювання лояльності співробітників, а інструментом підвищення швидкості виконання завдання.

Тому при виборі корпоративного порталу або інтранет-рішення, що включає соціальні функції, необхідно звертати увагу на ті з них, які будуть свого роду вхідний точкою в життя компанії - і через неї безпосередньо в робочий процес.

Такими соціальними функціями можуть бути:

• Стрічка новин. У соціальній мережі це перше, що бачить користувач, заходячи на сайт. У стрічці новин відображаються останні повідомлення, опубліковані користувачами і спільнотами, на які підписаний користувач. У корпоративної стрічці новин користувач, в свою чергу, повинен мати можливість ознайомитися з актуальною інформацією з життя фірми - в неї можна транслювати повідомлення про зміни в правилах поведінки в офісі, вихідних, заробітну плату та ін., А також останні прес-релізи. Останнє дуже важливо для співробітників, що працюють з клієнтами - адже їм доводиться підтримувати імідж компанії перед клієнтами.

• Персональний профіль. Сторінка в соцмережі заповнюється самим користувачем і в своєму розважальному варіанті несе в собі масу особистої інформації про власника - про його зовнішності, освіті, місцях роботи і служби, смаки та вподобання, сімейний стан і т.д. Для робочого профілю цілком достатньо сторінки з фото, посадою і робочими контактами. Навряд чи для вирішення робочої завдання вам знадобиться знати, що менеджер з продажу А. захоплюється автотуризмом, а юрист Б. знаходиться в активному пошуку.

• Список друзів. У розважальних соцмережах друзі знаходять один одного самі. Користувач модерує своє коло спілкування, видаляючи непотрібні контакти і виділяючи близькі. У корпоративної мережі такої вседозволеності, зрозуміло, бути не може - можливість додати начальника в «чорний список» навряд чи призведе до чогось хорошого. Тому на корпоративному порталі користувачеві повинен бути доступний список всіх співробітників компанії з можливістю пошуку, що дозволяє знайти будь-яку людину, з яким йому належить виконати спільне завдання, і зв'язатися з ним.

• Мультимедіа. У соціальних мережах це, як правило, картинки, аудіо і відео - поле вічної битви між власниками сайтів і правовласниками. На корпоративному порталі актуальні інші типи контенту - в першу чергу, текстові. Якщо в компанії застосовується електронний документообіг, що таке текстовий контент, пояснювати не потрібно - це можуть бути шаблони документів для взаємодії з бухгалтерією і відділом кадрів, технічна документація, різного роду положення, інструкції, правила та інші документи, що поширюються на всю компанію, а не на якийсь конкретний проект. Можлива також організація корпоративних фотоальбомів.

• Особисті повідомлення. Спілкування користувачів один з одним - одна з ключових функцій будь-якої соціальної мережі. Тому корпоративний месенджер з можливістю відправки повідомлень користувачам, які перебувають на порталі в режимі онлайн, на порталі повинен бути.

• Сповіщення. Настирливе віконце з автоматичним нагадуванням «сьогодні святкується День шахтаря - привітайте друзів», знайоме всім користувачам найпопулярнішої в Росії соцмережі, в корпоративному середовищі може бути цілком корисним. Наприклад, автоматично повідомляти всю компанію про важливі новини галузі, курсах валют, прогноз погоди або стан тому, що в системі зареєструвався новий співробітник. (Або що у начальника департаменту день народження і пора скидатися на подарунок). Таким чином, починаючи день з перегляду порталу, користувач зможе швидко охопити поглядом те, що відбувається в компанії, а потім перейти безпосередньо до роботи. Цьому має сприяти другий важливий крок - інтеграція порталу з системою, безпосередньо автоматизує роботу компанії.

КОРПОРАТИВНИЙ ПОРТАЛ - ВХІДНІ ДВЕРІ В РОБОЧИЙ ПРОЦЕС

Що робить офісний співробітник, приходячи на роботу? Робить чашку кави, розбирає пошту, дізнається свої робочі завдання на день і починає працювати. При наявності системи автоматизації бізнесу і корпоративного порталу, інтегрованого з нею, план робіт на день буде у користувача перед очима разом з корпоративними новинами.

Звичайно, ніяких рекомендацій по інтеграції тут немає і бути не може, тому що тут все залежить від того, яка система головним чином автоматизує роботу компанії. Якщо це CRM - значить, нехай буде CRM. У разі наших замовників це система документообігу ТЕЗА, для якої є вхідні точка у вигляді корпоративного порталу з функціями соцмережі - «ТЕЗА: Портал». Електронний документообіг використовує не кожна фірма, яка бажає впровадити портал, але ми можемо сказати, що ці речі взаємопов'язані. Якщо вже є бажання мати корпоративний портал, то електронний документообіг фірмі, імовірно, теж скоро знадобиться.

«ТЕЗА: Портал» об'єднує соціальні функції корпоративного веб-порталу, про які розповідалося вище (а за бажанням користувачів, ще й інші - є більше 60 різних модулів) з інструментами системи, що забезпечує електронний документообіг компанії, такими як управління завданнями , документами і канцелярією .

Відвідуючи «ТЕЗА: Портал», користувач авторизується і в системі ТЕЗА, завдяки чому портал «підтягує» з системи електронного документообігу, вхід в яку здійснюється автоматично, завдання, призначені користувачеві до виконання, документи, надіслані на погодження, ознайомлення або реєстрацію, і показує їх в ієрархічній структурі прямо на головній сторінці порталу. Таким чином, користувач відразу бачить, ніж йому належить сьогодні зайнятися, переходить до картки завдання або документа безпосередньо з порталу і приступає до роботи.

Крім того, портал відображає повідомлення, які автоматично генерує користувачеві система ТЕЗА - наприклад, про те, що певний документ відхилений. З огляду на, що справа відбувається в корпоративній соцмережі, гнівний питання «Як, вже в третій раз ?!» можна задати відхилив в реальному часі, використовуючи вбудований мессенджер. Дискусію можна перенести і безпосередньо в СЕД ТЕЗА, використовуючи функціональність коментарів до картки. Для компаній, що використовують СЕД ТЕЗА, щоб автоматизувати електронний документообіг, практика подібного обговорення документів і завдань є звичною.

Двостороння інтеграція дає можливість відправки документів з системи ТЕЗІС для публікації на порталі. Таким чином можна швидко і зручно доводити до відома співробітників тільки що затверджені накази, положення і регламенти. Так, соціальні і ділові функції двох додатків плавно перетікають одна в одну - не заважаючи робочому процесу, а сприяючи йому.

Портал дає можливість швидкого обміну документами між різними департаментами організації і відділом ДОУ. Документ, завантажений з порталу, автоматично відправляється в систему електронного документообігу - електронне справу, до якого буде включено документ, ведеться відповідним співробітником, до якого в умовах відсутності соціальних функцій порталу потрібно ще дійти ногами.

При інтеграції системи електронного документообігу та корпоративної соцмережі спілкування між співробітниками ведеться не в стихійної формі - воно безпосередньо прив'язане до обговорюваного документу або завданню. Така систематизація соціальної взаємодії між співробітниками, на нашу думку, орієнтована на продуктивність роботи і не включає в себе нічого зайвого.

Звичайно, нашу спробу «схрестити їжака з вужем» не можна назвати ідеальною - ми все ж робимо упор на електронний документообіг, мінуси якого відомі. Стандарти в даній сфері практично відсутні, і розробники корпоративних порталів і внутрішньокорпоративних соціальних медіа, як свідчить популярний статус у соцмережі, поки що «знаходяться в активному пошуку». Для компаній, які не планують електронний документообіг, порівняння інших продуктів з вищеописаним буде не зайвим.

РОЗУМНА КОММУНИКАЦИЯ - КЛЮЧ ДО ПРОДУКТИВНОСТІ

Можливості, пропоновані соціальними мережами, можуть дати переваги вашому інтранету, так як користувачі давно знайомі з соціальними медіа і звикли до їх впливу на своє життя. Сучасний співробітник користується соцмережами інтуїтивно, і ці фактором не варто нехтувати.

Корпоративний портал - незаслужено забувається и Багата НЕ Цілком зрозумілій інструмент для внутрішньої комунікації. Він здатний підвищити ефективність роботи співробітників, їх лояльність до компанії і допомогти створити загальну базу знань для працівників організації.

Корпоративний портал, інтегрований з системою документообігу, уніфікує комунікації у внутрішньокорпоративної середовищі і дає нові можливості для взаємодії між працівниками організації.