Автоматизація рутинних операцій в Dr.Explain допомагає компанії IPICA швидше оновлювати документації для користувача :: Користувальницькі історії та кейси

1. DE: Які продукти розробляє ваша компанія?
2. DE: Чому для вас важлива документація?
3. DE: Документація в продукті була з перших версій? Як ви її писали?
4. DE: Чому ви почали використовувати Dr.Explain, якщо до цього вже користувалися іншими інструментами?
5. DE: Наскільки легким був цей перехід на Dr.Explain і що він вам дав?
6. DE: Яку оцінюєте результат роботи в Dr.Explain?
7. # # #

Максим Шумейко, засновник і директор компанії IPICA Ltd, розповідає про те як наявність гарної документації до програмного продукту впливає на всі аспекти бізнесу, і як Dr.Explain чарівним чином дозволяє створювати таку документацію без зайвих зусиль і витрат.

DE: Які продукти розробляє ваша компанія?

Основним продуктом нашої компанії IPICA Ltd є програма для проектування систем систем відеоспостереження IP Video System Design Tool ( www.jvsg.com ). Це досить складна професійна програма, яка допомагає швидко і оптимально розташувати камери відеоспостереження на існуючому або створеному з нуля плані місцевості, визначити зони огляду і сліпі зони з урахуванням перешкод. В результаті замовнику надається проект системи відеоспостереження, що враховує особливості об'єкту, що охороняється і забезпечений результатами тривимірного моделювання.

DE: Чому для вас важлива документація?

Є дві частини цієї відповіді. Я навіть важко сказати, який з факторів важливіший для нас.

Перше. Документація це обов'язковий елемент. На нього чекають. Люди знають, що довідкова система повинна бути в продукті, особливо в такому складному, як наш. Так само як і технічна підтримка. Якщо є технічна, повинна бути і документація. Вони тісно пов'язані.

У самого продукту інтерфейс досить насичений і користувачам часто хочеться почитати про нього докладніше. Іноді користувачам досить хелп-файлу в форматі CHM, а іноді - готового до друку PDF-файлу. Нерідко навіть при наявності файлу-довідки користувачі просять: "А надішліть нам ще і PDF." Тому з певного моменту ми стали включати і його в дистрибутив програми.

Друге. Для нас насправді дуже важливо, щоб люди знали які функції в програмі є і як ними користуватися. Для нас це добре. Коли люди використовують всі можливості програми, вони отримують більш професійний результат і за це більше люблять нас і наш продукт. Бувало так, що ми додавали нову функцію в програму, а люди їй не користувалися. Вони просто не знали про неї, бо не клацнули правою кнопкою миші і не викликали контекстне меню, де була ця функція. Документація вирішує і цю проблему.

DE: Документація в продукті була з перших версій? Як ви її писали?

Так. Документація у нас була з перших версій продукту. Писати її почали в програмі HelpNDoc. На той момент я знав ще про існування продукту Help & Manual, але він здався дорогим, і ми зупинилися на більш бюджетному варіанті.

Згодом прийшли до того, що документацію надаємо в трьох видах. Перше - це традиційний help-файл до додатка. Потім, PDF-файл. Він також є в дистрибутиві, щоб люди могли роздрукувати і почитати. Як я вже говорив, деякі користувачі люблять так робити. І третій вид - це онлайн-довідка на сайті . Зараз ми приділяємо їй все більше і більше уваги.

Вона хороша і тим, що хтось читає її прямо на сайті самостійно, і тим, що при відповіді на питання в технічну підтримку легко давати ссилочку на окремий розділ онлайн документації, щоб в листі детально не пояснювати і не розписувати, що і як можна зробити в конкретній ситуації, наприклад встановити настройки якоїсь конкретної камери. Досить просто дати посилання на сторінку в хелпе, де все це детально описано. По-перше, це прискорює відповіді на питання, а по-друге, ми показуємо користувачеві, що у програми є довідка і привчаємо його користуватися довідковою системою, а не писати нам листи. Це розвантажує техпідтримку.

Крім того, користувачі старих версій, читаючи актуальну онлайн-довідку, бачать, що існує нова версія програми, і бачать, які додаткові функції в ній є. Це їх додатково мотивує купувати оновлення.

Додатково велика кількість користувачів, періодично повертаються на сайт, покращує і так звані "поведінкові фактори", які враховуються Google при ранжируванні сторінок в результатах пошуку. І найголовніше: онлайн-довідка - це релевантний контент для сайту. Все це позитивно впливає на відвідуваність сайту.

DE: Чому ви почали використовувати Dr.Explain, якщо до цього вже користувалися іншими інструментами?

Проблема була в тому, що нам не дуже подобалося те, який виходила довідка в HelpNDoc: ні те, як вона виглядає, ні процес її виготовлення.

Основна біль виникав при оновленні нашої програми. Наш продукт постійно оновлюється і розвивається. Ми розробляємо його вже багато років і, я сподіваюся, будемо розробляти ще багато років. Інтерфейс постійно змінюється і переробляється, і всякий раз при виході нової версії треба заново перещелкать все панелі інструментів, кнопки, вікна, щоб оновити зображення і описи в документації. Це велика рутинна робота. Якщо хоч щось могло б її автоматизувати, це стало б великою підмогою. Тому стали вивчати альтернативні способи створення довідок.

У процесі дослідження ми дізналися про те, що Dr.Explain дозволяє автоматично створювати опису для призначеного для користувача інтерфейсу і його оновлень: розпізнає кнопки, тулбари і поля, додає для них підписи і винесення, красиво їх розпорядженні.

DE: Наскільки легким був цей перехід на Dr.Explain і що він вам дав?

Виявилося, що Dr.Explain робить все чарівним чином. Лише кілька разів клацнувши кнопочок ми пересканіровалі все додаток. Тепер, розуміючи, що попереду у нас ще багато нових версій нашої програми, в яких щось буде змінюватися, ми зможемо набагато легше задокументувати оновлені варіанти інтерфейсу. Це те, на чому ми втрачали швидкість раніше.

Друге досягнення - це те, що довідка, яка виходить в Dr.Explain, має більш професійний і акуратний вигляд. Мені зараз подобається, як виглядає наша довідка.

Нову версію довідки писала наша молода співробітниця, тестіровщіца, з повною відсутністю досвіду в створенні документації. На написання всієї довідки у неї пішов приблизно місяць, при цьому вона поєднувала цей процес з іншими своїми завданнями. На те, щоб повністю освоїти всі особливості програми, у неї пішло кілька днів. З урахуванням того, що у неї не було в цьому взагалі ніякого досвіду, я вважаю, що це приголомшливий результат.

Дуже приємно, що команда підтримки Dr.Explain реагувала дуже оперативно і швидко давала відповіді на всі питання нашої співробітниці.

Крім того, ми не просто конвертували стару довідку, а переробили її структуру в більш багаторівневу. До цієї думки нас теж підвів Dr.Explain і то як там побудована робота з розділами. Ми розділили багато тем на більш дрібні розділи, з більш чітким фокусом.

DE: Яку оцінюєте результат роботи в Dr.Explain?

Вважаю, що наші зусилля були не дарма. Зараз ми переробили довідку російською мовою і вже чітко знаємо, що будемо переробляти довідку англійською мовою. Довідки на всіх інших мовах ми також переведемо на Dr.Explain, щоб в майбутньому заощадити час на всіх оновленні документації. До речі, в зв'язку з цим хотілося б, щоб програма підтримувала синхронізацію перекладів довідки і допомагала вести документацію на декількох мовах. Сподіваюся, скоро це буде реалізовано. Для нас це важливо, тому що наш продукт орієнтований на глобальний ринок.

# # #

Більш детально про програму JVSG: IP Video System Design Tool для проектування систем відеоспостереження і про інші проекти компанії IPICA Ltd можна дізнатися на сайті jvsg.com/ru/

Інші кейси використання Dr.Explain
Розкажіть свій кейс і свою історію