Связаться с нами

  • (097) ?601-88-87
    (067) ?493-44-27
    (096) ?830-00-01

Статьи

Архів електронних документів: з чого почати?

  1. Створення електронного документа від А до Я
  2. Архів електронних документів: для чого він потрібен?
  3. Завдання, які вирішує архів електронних документів
  4. Архів електронних документів в організаціях
  5. Чи є майбутнє у архіву електронних документів?

Електронний документообіг розвивається стрімкими темпами, і користувачі стають все більш підкованими в області його застосування. Але якщо створення електронного документа у них не викликає питань, то в частині зберігання залишається маса прогалин. Давайте розберемося, як слід створювати документи в електронному вигляді і як організувати архів електронних документів, щоб їх без проблем можна було відкрити і прочитати через N-ну кількість років.

Створення електронного документа від А до Я

Електронний документообіг розвивається стрімкими темпами, і користувачі стають все більш підкованими в області його застосування

Розглянемо два найпоширеніші способи, як створити електронний документ:

  1. Створюємо електронний оригінал. В цьому випадку під рукою у нас повинно бути відповідне програмне забезпечення, що підтримує потрібний користувачеві формат. Наприклад, текстові файли створюються в звичних нам текстових редакторах в таких форматах, як .doc, .txt, .rtf і ін.
  2. Створюємо електронну копію з паперового носія. Щоб перевести в електронний вигляд паперовий документ, потрібно його відсканувати. На виході ми отримуємо скан - електронне зображення, яке можна відкрити в будь-якому графічному редакторі і програмах, що підтримують формати .tiff, .jpeg, .png і ін.

Створення електронного документа - це перший крок на шляху до безпаперового майбутньому, і з ним у більшості з нас ніяких проблем не виникає. Другий крок - правильне зберігання документів, створених за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, і тут вже існує ряд складнощів.

Архів електронних документів: для чого він потрібен?

Вперше про необхідність архіву електронних документів державні діячі заговорили в 2010 році. Ще тоді на засіданні, присвяченому перспективам розвитку архівної справи , Глава Адміністрації Президента Сергій Наришкін зазначив, що прийом електронних документів на зберігання повинен стати одним з пріоритетних векторів в розвитку архівної справи.

З тих пір пройшло трохи менше 5 років, однак ситуація з довготривалою збереженням електронних документів (далі - ЕД) залишається досить спірною. Багато експертів ринку ЕДО сходяться на думці, що основна причина, що гальмує розвиток електронних архівів, - неможливість швидкого переоснащення поточних паперових. Це вимагає серйозних фінансових, кадрових, часових та інших ресурсів.


Завдання, які вирішує архів електронних документів

  1. Теоретично в архіві може зберігатися юридична значимість ЕД. Це означає, що документи будуть мати свою доказову силу в протягом довгострокового періоду часу і до них можна буде звертатися в разі перевірок.
  2. В електронному архіві, на відміну від паперового, швидше і простіше знайти потрібну інформацію. Якщо зараз, звертаючись до архіву за довідкою, ми можемо витратити до декількох днів, то в «архіві майбутнього» пошук даних скорочується до лічених хвилин, а то й секунд.
  3. У комерційних організаціях, таких як банки або страхові, створення електронного архіву документів дозволяє не тільки скоротити кількість паперу, тим самим зменшивши фінансові витрати, але і прискорити обслуговування клієнтів, підвищивши їх лояльність. Крім того, в архіві електронних документів виключені втрати. Для комерційних структур, так само як і для державних установ, це є цінним аргументом.

Зрозуміло, для зберігання електронних документів потрібні певні умови, що виключають несанкціонований доступ до інформації, що забезпечують читабельність документів протягом усього періоду зберігання і т.д. Якщо через багато років до документа звернуться, при ньому повинні зберегтися: дані, що дозволяють встановити дату створення, відправлення або отримання; інформація про електронний підпис, призначення ЕД і його походження.

При цьому не варто забувати, що у ряду ЕД терміни зберігання чітко позначені в законі. Для ознайомлення з ними рекомендуємо прочитати статтю Івана Агапова.

Архів електронних документів в організаціях

Володіючи певними знаннями і маючи необхідне технічне оснащення, компанії можуть самі організувати у себе електронні архіви.

У 2013 році за підтримки Федерального архівного агентства були випущені рекомендації , Що стосуються в тому числі і створення електронних архівів в організаціях. В даних рекомендаціях ЕД прирівнюється до одиниці обліку і, перш ніж вступити на архівне зберігання, він повинен пройти через кілька етапів:

  • реєстрацію в інформаційній системі (далі - ІС) організації,
  • включення до складу електронного справи,
  • переконвертації в потрібний формат (в даному випадку PDF / A-1),
  • запаковування в ZIP-архів разом з усіма метаданими.

Згідно все тим же Рекомендацій в приватний архів електронних документів можуть бути передані тільки документи, термін зберігання яких перевищує 10 років. Електронні документи з дозволеним терміном зберігання менше 10 років можна безперешкодно зберігати в ІС.

Чи є майбутнє у архіву електронних документів?

Хочеться сподіватися, що є. У всякому разі вже зараз можна стверджувати, що певні спроби в сторону організації архівів ЕД робляться, і їх чимало. Проте з боку держави ніяких законодавчих ініціатив поки не послідувало. І в цьому, напевно, полягає основна причина тривалого переходу на довгострокове зберігання електронних документів.

У ЗМІ, проте, час від часу прослизають оптимістичні новини. Так, в жовтні 2014 року в пресі з'явилося повідомлення ІТ-журналіста Андрія Колесова про те, що існують якісь плани по створенню федеральної державної інформаційної системи «Електронний архів», і нібито Мінкомзв'язку РФ навіть розробило проект закону в частині забезпечення зберігання електронних документів. Які обриси візьмуть в результаті ці плани невідомо, залишається тільки чекати.

Автор: Герасимова Євгенія, PR-фахівець Synerdocs

Архів електронних документів: для чого він потрібен?
Чи є майбутнє у архіву електронних документів?

Новости

Фольгированные шары с гелием
Для начала давайте разберемся и чего же выполнен фольгированный шар и почему он летает дольше?! Как вы помните, наши латексные шарики достаточно пористые, поэтому их приходится обрабатывать специальным

Как сделать красивую снежинку из бумаги
Красивые бумажные снежинки станут хорошим украшением дома на Новый год. Они создадут в квартире атмосферу белоснежной, зимней сказки. Да и просто занимаясь вырезанием из бумаги снежинок разнообразной

Пиротехника своими руками в домашних
Самые лучшие полезные самоделки рунета! Как сделать самому, мастер-классы, фото, чертежи, инструкции, книги, видео. Главная САМОДЕЛКИ Дизайнерские

Все товары для праздника оптом купить
Как сделать правильный выбор в работе, бизнесе и жизни, о котором никогда не придется жалеть. Мы хотим рассказать вам об удивительной и очень простой технике 7 вопросов, которые позволят оценить ситуацию

Как сделать из бумаги самолет
 1. Самолеты сделанный по первой и второй схеме являются самыми распространенными. Собирается такое оригами своими руками достаточно быстро, несмотря на это самолет летит достаточно далеко за счет свое

Аниматоры на детские праздники в Зеленограде
Уж сколько раз твердили миру…Что готовиться ко дню рождения нужно заранее, а не бегать в предпраздничный день угорелой кошкой. Нельзя впихнуть в 24 часа дела, рассчитанные на недели. К празднику нужно

Надувные шарики с гелием с доставкой
На праздники часто бывают востребованы воздушные шарики, надутые гелием. Обычно, их покупают уже готовыми (надутыми) и привозят на праздник. Или, приглашают специалистов, которые приезжают и надувают

2400 наименований пиротехники
В последние десятилетия наша страна может похвастаться появлением нескольких десятков отечественных производителей, специализирующихся на выпуске пиротехники. Если вы сомневаетесь, какой фейерверк заказать,

Суши доставка меню
В последние годы японская кухня стала очень популярной в нашей стране. И найти современного человека, который бы никогда не пробовал суши и роллы очень сложно. Но как правильно кушать суши палочками

Обеденные группы для маленькой кухни
Любой дом начинается с кухонной комнаты, а хороший дом - с уютной кухни. Уютной назвать кухню можно, если все в ней гармонично подобрано в соответствии с вашими вкусами и в едином стиле. Многие люди