Яких би розмірів не була компанія, і якими б обсягами виробництва ні оперувала, їй не обійтися без кадрового відділу, який забезпечує організацію співробітниками необхідного досвіду і кваліфікації. У процесі збільшення підприємства і обсягу робіт, появі філій і дочірніх підприємств, діяльність кадрової служби ускладнюється.
В обов'язки відділу кадрів входить:
- Повний цикл робіт з співробітниками, від пошуку претендентів до звільнення працівників;
- Внутрішній документообіг, ведення звітностей і т.п .;
- Формування і виплата зарплати співробітникам;
- Операції з податковими документами;
- Отримання і супровід різних заяв.
Якщо в штаті фірми знаходиться не більше 10 працівників, то всі кадрові процеси можна вирішувати самостійно, але в організаціях, які мають велику кількість персоналу, просто необхідно включити
в процес автоматизацію кадрового діловодства.
За допомогою автоматизації кадрового документообігу можна:
- Підвищити швидкість роботи.
Затримуючи документи, які необхідно видавати працівникам, а так ж, не обробляючи надходить заяви вчасно, фахівці відділу кадрів псують загальне враження про роботу організації в цілому. Якщо відділ працює повільно і не справляється зі встановленим рівнем обов'язків в термін, то невиконані завдання будуть накопичуватися і зможуть вилитися в значні неприємності. - Скоротити ризик появи помилок.
Якщо при великому обсязі виробництва вести документообіг вручну, то обов'язково виникнуть помилки. Часто неточності виникають при обчисленні робочих годин, зарплати, податків тощо. Таке некоректне відображення в документах призводить до фінансових збитків, особливо після введення штрафних санкцій контролюючими службами. Поліпшити кадрове діловодство можна за допомогою процесу автоматизації.
Дві найголовніші цілі, які виконує автоматизація кадрового відділу - коректне ведення документообігу та підвищення ефективності роботи не тільки кадровиків, але і всієї організації.
Крім цього, автоматизація займається вирішенням важливих завдань:
- Збільшення темпів рутинних операцій;
- Спрощення операцій по набору персоналу;
- Оперативний облік і освоєння нових принципів ведення документообігу;
- Узагальнення інформаційної бази, яка містить всі необхідні дані, з можливістю звернення кожного працівника до необхідної інформації;
- Впровадження новітньої системи автоматизації зі зручним управлінням, що спрощує супровід документів;
- Зменшення тимчасових втрат, що відбувалися з вини застарілих процесів;
- Зниження ризиків, мінімізація різних помилок бухгалтерського і податкового обліку.
Для того щоб перевести відділ кадрів на автоматизоване кадрове діловодство, слід знати:
- Потрібно зменшити кількість осіб, з якими узгоджуються процеси. Ідеальна ланцюжок повинна бути вибудувана за принципом «співробітник - персонал кадрового відділу». За певних умов і виникає необхідність узгодити якісь операції з начальником відділу кадрів або всієї організації в цілому.
- Щоб уникнути постійних тимчасових витрат, можна сформувати шаблонізаціі звітності. Головне, щоб шаблони відповідали нормативно-правовим актам РФ. Правда, тут є свої підводні камені. Головний з них - працівникам доведеться перенавчатися для того, щоб документація складалася за єдиним зразком.
- Автоматизація здатна поліпшити кадрове діловодство, особливо якщо її робота буде спрямована тільки в ті області компанії, де вона дійсно необхідна. Процес автоматизації буде різний для компаній, що володіють різними обсягами виробництва на ринку товарів і послуг.
Тип системи автоматизації
Вибір системи автоматизації залежить не тільки від розміру організації, але і від поставлених завдань, перспектив розвитку процесів компанії і багато чого іншого. Правильно обраний тип системи автоматизації допоможе поліпшити кадрове діловодство .
Сучасний ринок надає різні типи систем автоматизації:
- Вузьконаправлені кастомниє системи. Програми, спрямовані на конкретні цілеспрямовані дії.
- Коробкова продукція. На відміну від кастомних, у коробкових систем досить розширені можливості, що охоплюють різні області.
- HRM-модулі. Призначені для задіяних в організації ERP-модулів.
- Спеціальні HRM-системи. За допомогою даних систем у відділу кадрів значно збільшуються можливості щодо формування документації.
- BPM-системи. Комплексний підхід до автоматизації кадрового діловодства і всієї організації в цілому.
Керівники компанії повинні розуміти, що подальше розширення автоматизації процесів на всю діяльність підприємства може перерости в комплексний підхід і поліпшити роботу компанії в усіх напрямках. Головне - усвідомлювати перспективи і вибудувати довгострокову стратегію.
Всі статті по бухгалтерії тут
Розділ статей: Бухгалтерія
Розділ статей: Кадрове діловодство .