Як управляти проектами по веб-розробці: покрокова інструкція

1. деталізація завдання
2. Проектний менеджмент як він є
3. Оцінка завдання і ресурсів
4. Як оцінюємо час завдання
5. Реалізація: цикли
6. Покрокова інструкція та поради
7. Контроль своїх і чужих завдань
8. Як ставити завдання, які так і хочеться виконувати
9. опис завдань
10. Кейс: розбивка і деталізація
11. Що можна зробити, щоб прискорити виконання потрібної завдання
12. резюмуємо

Будь-який проект - це слон, якого потрібно з'їсти по шматочках. Навіть створення простого Лендінзі - це десяток етапів від художнього завдання до викладення сторінки на хостинг.

Розберемо слона на слоненят.

деталізація завдання

Як відбувається деталізація слона? Сам слон, тобто завдання, - це epic, якась велика кінцева мета: сайт, Лендінгем, що завгодно. Epic ми розбиваємо на stories - завдання поменше: програмування, верстка, дизайн, контент сайту і так далі.

Далі потрібно деталізувати процеси на завдання, кожна з яких буде займати 4-6 годин. Такі завдання називаються tasks. Не бійтеся деталізувати і складати великий список завдань, це дійсно допоможе в роботі.

Список tasks (синя іконка) і stories (зелена іконка) всередині одного epic (неповний список)

Приклад. У програмі постановки завдань Jira ми створили epic під назвою «Головна сторінка». А в ній підзадачі-stories: «промальовувати», «закодіть», «написати текст», «підібрати ілюстрації». І в кожній такій задачі - кілька tasks. Це дрібні завдання, які займають (в ідеалі) не більше 4 годин. Наприклад, в story «Намалювати дизайн сайту» у нас буде task «Намалювати шапку» або «Намалювати іконки».

Проектний менеджмент як він є

Створення бізнесу, проведення заходу або випуск нового продукту - успіх будь-якого проекту залежить від знань і навичок проектного менеджера.

І знання, і навички, і кейси твоїх конкурентів ми розберемо на онлайн-програмі підвищення кваліфікації в області проектного менеджменту. В процесі навчання ти освоїти мистецтво управління проектами на всіх етапах, навчишся досягати необхідних результатів при обмежених ресурсах і зрозумієш, як мотивувати команду вкладати в проект частину душі.

Поки ти думаєш, у нас діють спеціальні умови на вступ.

Реклама

Хороший task триває максимум 4 години і його не можна розбити на ще більш дрібні завдання. У будь-якого завдання є відповідальні, тобто виконавці.

Якщо говорити про текст для головної сторінки сайту, то у нас буде така сходи завдань:

• epic - «Створити головну сторінку»;
• story - «Написати тексти для головної»;
• а tasks буде дуже багато: «Заповнити бриф», «Написати тексти», «Захистити тексти перед клієнтом», «Відредагувати тексти».

У Jira можна зв'язати велику задачу (story) з більш дрібними (tasks)

Деталізація займає багато часу на початку роботи, але ще більше часу економить в процесі. Якщо ви делегіруете завдання або працюєте один, але не хочете тримати все в голові, деталізація абсолютно необхідна.

Оцінка завдання і ресурсів

У будь-якого завдання є оцінка. Оцінка означає передбачувані витрати часу і кількість необхідних людей. Оцінка дає картину витрат ресурсів по кожному завданню. Деталізувати і оцінювати ваших слонів ви можете в будь-якій зручній програмі, навіть в таблицях Google.

Оцінити більш дрібну завдання простіше, ніж велику. Одна справа - оцінити завдання «Зібрати ядро ​​запитів». Це складно. Інша справа - розбити її на ряд максимально односкладових завдань: «Зібрати кластери запитів», «Зібрати по кластерам в потрібному форматі», «Звести дані в Excel» і так далі. Ці завдання набагато простіше оцінити за часом. Виносьте в окремий task кожен крок, і тоді оцінити буде легше.

Оцінка загального списку завдань всередині епіка в Jira

Як оцінюємо час завдання

При оцінці завдання ми виставляємо оцінне час (estimate). Це наш прогноз тимчасових витрат. В процесі виконання заповнюється графа фактично витраченого часу (log). Виконавці відзначають витрачений час в Jira.

У Jira оцінка завдання видно в блоці Time Tracking

Реалізація: цикли

В добі обмежена кількість робочих годин. Для того ми і застосовуємо деталізацію, щоб усвідомлено використовувати тимчасові цикли. Зазвичай в веб-розробці цикл займає робочий тиждень. На початку тижня на планерці ми дивимося, яку частину слона ми «з'їли», і приступаємо до нового циклу.

Коли ми розбиваємо слона на завдання, розставляємо таски в рамках тимчасового тижневого циклу. У Jira ми бачимо, хто і що робить на цьому тижні. При цьому людина може не робити завдання за списком, а вибирати найближчі і найважливіші таски з існуючих. Можна одночасно робити кілька завдань по частинах, а програма покаже прогрес по кожному ТАСК.

Зеленим кольором виділяється прогрес виконання завдання

У підсумку все epic-завдання деталізовані до рівня ТАСК, всім ТАСК призначені виконавці і на часовій шкалі видно, хто в яку тиждень і день що робить.

Якщо у вас немає великого потоку завдань, то стежити за управлінням проектом можна навіть в Excel або Google Таблицях. Але збережіть методологію: розбивайте завдання на більш дрібні, проставляйте статуси виконання і вказуйте відповідальних.

Приклад таблиці управління проектом в Google Sheets

Покрокова інструкція та поради

1. Розбийте основні завдання на максимально деталізовані підзадачі.
2. Призначте виконавців на основні і деталізовані завдання.
3. Призначте прогнозоване час на кожне завдання.
4. Відзначайте фактично витрачений час по кожній задачі.
5. Не забувайте закладати час на етап тестування.

терміни завдань

Для кожного завдання ми виставляємо два дедлайну. Внутрішній дедлайн називається redline ( «червона риска»). В цей термін робота повинна бути зроблена всередині компанії, але ще залишається час на доопрацювання перед показом клієнту. Deadline - крайній термін демонстрації результатів клієнту. Він несдвігаемий.

Використовуйте redline - це значно знижує стрес і підвищує якість підсумкової роботи

Контроль своїх і чужих завдань

Програми на зразок Jira дозволяють швидко знаходити свої і чужі завдання за допомогою фільтрів: по імені, термінів, проекту. За всіма фільтрам можна робити "Напоміналка»: ви будете отримувати листи про завдання з певними параметрами.

Приклади поштових розсилок по подіях для контролю змін в Jira

Як ставити завдання, які так і хочеться виконувати

Як придумувати зручні і корисні назви завдань? Назва хорошою завдання відповідає на питання «що робити». «Зверстати сторінку про компанію», «Написати текст для сторінки про нас», «Показати клієнту анімацію кнопок X».

Правильна назва завдання описує не процес, а результат: не "Подумати над прискоренням сайту», а «Прискорити сайт до 90 балів по Google PageSpeed». Результат виконання завдання виміряємо і виражається або в цифрах, або в конкретних діях.

Не треба так Треба так!

Подумати над прискоренням сайту Прискорити сайт до 90 балів по Google PageSpeed

Протестувати верстку Записати в файл з багами всі проблеми верстки

Подивитися текст на сайт Залишити коментарі в Google Документі до тексту від копірайтера

Допомагають шаблони. Використовуйте один і той же термін - наприклад, «зверстати» - для типових задач. Виробіть типові критерії того, що результат досягнутий.

Не треба так Треба так!

Зробити верстку про компанію alta-profil.ru: зверстати сторінку «Про компанію»

Реалізувати верстку сторінки послуги alta-profil.ru: зверстати сторінку «Послуги»

Верстати головну alta-profil.ru: зверстати сторінку «Головна»

опис завдань

Завдання від epic до task потрібно описувати максимально докладно. Пишіть все, що знаєте про завдання. Інакше все, що ви не скажете, гарантовано загубиться, забудеться, не буде врахована або буде зрозуміле невірно. Розписуйте все думки по завданню, але не в режимі потоку свідомості, а структуровано.

Використовуйте марковані й нумеровані списки. Розставляйте пріоритети. Виділяйте графічно важливі речі. І ще раз: обов'язково призначайте відповідальних і спостерігачів. Призначайте терміни.

Завдання визначена, коли з неї повністю зрозумілі виконавцю:

• сайт або об'єкт, для якого потрібно виконати завдання;
• обсяг робіт в годинах і серії подзадач;
• трудовитрати на завдання (фіксовані або «від». Якщо «від», то коли треба зупинитися?);
• терміни виконання;
• виконавець;
• опис завдання максимально зрозуміле і докладний;
• всі файли, документи, картинки, таблиці включені до задачі. Якщо це посилання, то доступ виконавцю відкритий.

Приклад докладного опису завдання

Кейс: розбивка і деталізація

Ми використовуємо програму Jira і платне додаток Jira Portfolio. Ви можете застосувати сам підхід в будь-якій програмі або таблиці.

Як ви бачите на скріншоті нижче, ми зробили три речі, що лежать в основі управління проектами.

1. Розрізали слона на шматочки: деталізували завдання.
2. Дали оцінку завданням.
3. Призначили відповідальних.

За допомогою Jira Portfolio ми створили залежності між завданнями. Одна задача не почнеться, поки не закриється пов'язана з нею більш рання. Це представлено візуально.

Приклад заданої залежності між завданнями

Система вважає за кожного завдання приблизний час, коли виконавець зможе приступити до задачі. Також система розраховує час закінчення завдання. Якщо нам не подобається розрахунковий час, система покаже, як вона розподілила завдання виходячи з рівня зайнятості фахівців. У нашому випадку ми бачимо, що посадкову сторінку ми зможемо здати тільки 3 січня, хоча вона потрібна вже в листопаді!

Чому так відбувається? Усередині звіту по завантаженню часу співробітників бачимо, що ключові фахівці за цим проектом вже зайняті на можливі 40 годин в тиждень.

Що можна зробити, щоб прискорити виконання потрібної завдання

Необхідно бачити загальну картину проекту, щоб з урахуванням залежності завдань перерозподілити обсяг робіт зі спринту і встигнути в термін. Ми збільшуємо пріоритет epic-завдання. Тоді решта проектів автоматично (на думку системи) стануть менш важливими.

Однак в реальності не завжди можна покладатися на думку системи. Для цього і потрібен менеджер проектів. Він може вручну зрушувати пріоритет завдань, щоб в роботу йшли більш важливі завдання, а ті, які можуть почекати, перемістилися на більш пізній спринт. Саме тому людини поки ще не може замінити мавпа або робот ;-)

резюмуємо

Отже, управління проектами в веб-розробці базується на трьох стовпах.

1. Деталізація завдань. Наша мета - розділити слона на максимально короткі і прості завдання.
2. Оцінка. Оцінюйте кожну задачу по двом тимчасовим точкам: можливе час виконання і фактичний час виконання. Дедлайну у нас також два: redline для внутрішньої здачі і deadline - для здачі клієнту.
3. Цикли. Призначайте виконавців, розставляйте пріоритети, перетрушувати пріоритети при необхідності. Спирайтеся на тижневі цикли, які закривають планерки.

Максимально точно й докладно описувати завдання. Використовуйте програми для автоматизації та зручності або руками створюйте таблиці. Головне: дотримуйтесь принципи управління.

Читайте також:

Думка редакції може не збігатися з думкою автора. Ваші статті надсилайте нам на [email protected] . А наші вимоги до них - ось тут .