100 золотих правил ділової email-листування

Минулого разу ми з вами поділилися правилами складання ділових офіційних друкованих листів, а також різними усталеними етичними нормами.

Можете освіжити цю інформацію в пам'яті, прочитавши статтю « 50 золотих правил ділового листування ».

Коли ми починаємо говорити про ділове листування, слід звертати увагу на факт, що останнім часом вона все більше переходить в електронний формат. Адже сьогодні швидкість спілкування - один з невід'ємних атрибутів успішного співробітництва.

Тому, я вирішив виділити в окремій статті правила ділового листування саме в електронному форматі за допомогою e-mail. І тоді питання ділового листування ми закриємо повністю. Чимось інформація в обох статтях може перетинатися, мені просто хочеться, щоб кожен окремий чек-лист виглядав повноцінним і закінченим.

Отже, зустрічайте 100 золотих правил ділової email-листування:

1. Розробіть корпоративний шаблон в своєму фірмовому стилі і визначте для себе види і форми листів ділового листування - це додасть вашому зверненню офіційності.
2. Ширина корпоративного шаблону повинна знаходитися в межах 500-650 пікселів.
3. Завжди майте на увазі, що ваш лист може бути прочитано на мобільному пристрої - оптимізуйте свій корпоративний шаблон за відповідними вимогам.
4. Офіційні електронні листи не повинні бути «креативними.
5. Попрацюйте над своїм корпоративним email-адресою - ніяких "kisonka", "bomberman" та інших прізвиськ.
6. Найбільш оптимальна форма адреси - [email protected].
7. Поштові адреси, що починаються з info @, ad @, office @, reklama @, inbox @ і т.д. - не особливо викликають довіри при особистій діловому листуванні.
8. Дотримуйтесь правило «один лист - один інформаційний привід».
9. Аналогічно, офіційне електронний лист повинен передбачати тільки одне цільове дію.
10. Перед відправленням переконайтеся, що існуючий e-mail належить потрібного вам людині, а не іншого співробітника компанії одержувача.
11. Завжди заповнюйте «тему листа».
12. Намагайтеся, щоб тема листа не перевищувала в обсязі 50 символів - так вона точно буде повністю відображатися і на мобільних пристроях.
13. Мета і предмет вашого листа вже повинні проглядатися при вивченні «теми листа».
14. Не використовуйте теми листа з одним словом ( «привіт», «питання», «відповідь», «інформація» і т.д.).
15. Завжди заповнюйте предзаголовок (preheader).
16. Офіційний лист (бланк, підпис, печатка) можна відправити в відсканованому вигляді з корпоративного поштової скриньки.
17. Якщо одержувач чекає лист від вас, не варто покладати цю місію на підлеглого - дотримуйтесь «статусність» спілкування.
18. Підбирайте добре читабельний шрифт (для електронних листів оптимальний варіант - 14 кегль), уникайте фрагментів тексту в дрібному шрифті - при цьому використовуйте стандартні шрифти, не займайтеся експериментами.
19. Завжди вітайтеся в тексті з одержувачем листи.
20. У сучасній практиці офіційної email-листування допускається використання неповних імен, наприклад «Здрастуйте, Юля!» Замість «Здрастуйте, Юлія!». Також можна відходити від використання батькові при зверненні.
21. Звертайтеся до одержувача листа на ім'я не тільки під час привітання.
22. Якщо одержувачів декілька - звертайтеся не до конкретної людини, а до всіх: «панове», «друзі», «партнери», «колеги» і т.д.
23. Тричі перевіряйте назва компанії, посада та ПІБ одержувача.
24. При зверненні до одержувача точно визначайте її стать, не потрібно гратися з варіантом в стилі «Шановний (а) ...».
25. Неформальне спілкування залиште для особистого листування.
26. До речі на початку листа буде згадати, де і за яких обставин ви познайомилися з одержувачем.
27. Легкий комплімент на початку email-листи - сильний хід.
28. Якщо одержувач просив вас написати йому листа - так і повідомте на самому початку.
29. Відповідаючи на лист, використовуйте опцію «Відповісти», щоб в темі листа з'явилася приставка «Re:» і збереглася історія листування.
30. Написання слів прописними (великими) буквами в офіційних документах - нетактовне вчинок.
31. Знак оклику - ворог офіційної ділової переписки.
32. До конкретній людині прийнято звертатися на «Ви», якщо у листи кілька одержувачів - використовуйте «ви».
33. Навіть якщо одержувач - ваш хороший друг, в офіційному листуванні не прийнято показувати «панібратство».
34. Якщо ваш лист - відповідь на інший лист, згадайте про це на самому початку.
35. Коли відповідаєте на лист, завжди подякуйте відправника, наприклад: «Сергій, спасибі за Ваш лист».
36. Ніколи не відповідайте невдоволенням на «незадоволене» лист, не відповідайте агресією на агресію.
37. Якщо інформація в вашому листі представляє особливу важливість - позначте його спеціальним «прапорцем».
38. Довгі листи ніхто не любить читати; намагайтеся вкластися в «один екран»; за правилами e-mail листування в одному листі всю суть можна викласти в 6-7 пропозиціях.
39. Електронний лист має бути за обсягом в два рази коротше, ніж таке ж, написане на папері.
40. Не пишіть в наступних тонах - зайве впевнений, наказовий, благальний і загрозливий.
41. Якщо ви пишете перше «холодну» лист конкретній людині, і ви ще не знайомі, обов'язково повідомляйте, звідки у вас адресу цієї людини.
42. Класична структура офіційного e-mail листи передбачає три елементи: коротка вступна частина (причини і мета листа), основна частина (суть і головна думка звернення), заключна частина (вказівки, висновки, прохання, пропозиції, інформація про бажане дії і т.д .).
43. Ніхто не забороняє в діловому листі використовувати підзаголовки, чітко виділяють структуру письма.
44. Пишіть так, щоб абзац не перевищував 3-4 рядків.
45. Використовуйте широкі поля, не сильно великий розрив між рядками, між абзацами - порожній рядок.
46. Довжина одного рядка повинна знаходитися в діапазоні 60-80 символів.
47. Вирівнюйте свій корпоративний шаблон по центру екрана.
48. Перерахування розміщуйте в нумеровані і маркіровані списки.
49. В електронних листах кількість елементів в списках має перебувати в діапазоні 3-7 позицій.
50. Не використовуйте інтернет-сленг (типу «Доброго времени суток») і не прикрашайте лист смайликами.
51. У ділових email-листах немає місця жаргонізмів, народному сленгу, анекдотів (як і будь-якого іншого гумору), афоризмів, прислів'їв і навіть метафор.
52. Намагайтеся не використовувати слова іноземного походження - замінюйте їх російськими синонімами.
53. Будьте обережні зі скороченнями і абревіатурами - читач повинен їх розуміти.
54. Email-лист - показник вашої стислості. Тому, якщо ви роздумуєте, що ставити - кому або крапку, віддайте перевагу точці.
55. Виділяйте важливу думку тексту напівжирним шрифтом - тільки не зловживайте.
56. Чи не виділяйте слова підкресленням - читач їх може переплутати з посиланням.
57. У відповідному листі вітається використання лексики першого листа.
58. Пасивний (пасивний) заставу доречний тільки в дуже офіційному листуванні, якщо лист за своїм стилем має формувати лояльність і передавати зацікавленість - використовуйте дійсний заставу (активний).
59. При відповіді на конкретне лист, можете цитувати відправника - це дозволить йому пригадати потрібні вам моменти.
60. Ніколи не вказуйте в електронному листі делікатну і конфіденційну інформацію - тому що ваш текст може випадково опинитися в руках «не ту людину».
61. У email-листах прийнято використовувати три варіанти ізложенія- від часткового до загального, від загального до конкретного, і подача відомостей в хронологічному порядку.
62. Пам'ятайте, що зображення краще докладати, а не використовувати в тілі листа, так як вони можуть бути відключені у одержувача; якщо використовується шаблон - лист повинен добре читатися навіть при відключеному показі зображень.
63. Відмовтеся від фонових зображень, вони часто блокуються поштовими програмами.
64. Не перетворюйте лист в «Мурзилка», не потрібно гратися кольоровими шрифтами.
65. Візуально в дизайні листи повинно бути не більше трьох основних кольорів.
66. Скоротіть до мінімуму використання різних графічних спецефектів (тіні, світіння, градієнти і т.д.).
67. Для відображення і показу посилання використовуйте звичний синій колір.
68. Основні посилання повинні бути в лівій частині листа, щоб правша, читаючи лист з телефону (який тримає в правій руці), міг по ним легко натиснути.
69. У фінальній частині електронного листа прийнято вказувати інформацію про подальші дії.
70. Не вживайте в завершальній стадії слова і фрази, які можна порахувати маніпуляціями ( «сподіваємося на взаємовигідне співробітництво», «заранее спасибо за ответ», «будемо чекати вашого листа-» і т.д.).
71. Якщо вам потрібно відправити громіздке за кількістю тексту листа - краще розбийте його на дві частини, а в тексті першої частини зробіть анонс, що чекає одержувача в наступному листі.
72. У діловій e-mail листуванні небажано використовувати постскриптум.
73. В кінці листа (а саме в «підпису») вказуйте свою контактну інформацію - і надайте дані, за якими ви дуже швидко відповідаєте без жодних секретарів.
74. Небажано вказувати кілька номерів телефонів та електронних адрес, залишайте тільки ті контакти, за якими саме ви відразу відповідаєте.
75. Підпис бажано починати з шаблонних, але важливих фраз «З повагою» або «Зі щирими побажаннями»; варіанти в стилі «Щиро Ваш» в діловому листуванні неприпустимі.
76. Додавання в підпис своєї фотографії говорить про вашу відкритості, тільки підбирайте вдалі фотографії, «паспортні шедеври» нікого не цікавлять.
77. Ретельно перевірте текст листа на помилки і друкарські помилки.
78. Небажано в тексті електронного листа вказувати інформацію, яку можна помістити в додатках.
79. Якщо до вашого електронного листа є додатки - обов'язково в тексті основного листи про них скажіть і повідомте, яка інформація там знаходиться.
80. Не відправляйте файли без супровідного листа.
81. У тексті листа повинна бути інформація про кожного додатку - коротке і зрозуміле пояснення.
82. Назва файлу в додатку повинно відповідати його назві в основному листі.
83. Якщо додаток до листа велике за обсягом - не варто перевантажувати сервер одержувача, відправте в поле листи посилання на скачування файлу.
84. Додатки з розширенням .exe (або інші «програмні» формати) по електронній пошті відправляти не потрібно.
85. За правилами ділового етикету не прийнято відправляти електронні листи у вихідні та святкові дні, в першій половині понеділка, а також після обіду в п'ятницю.
86. Відповідайте на листи швидко - в діловому середовищі прийнято відповідати протягом 3-х годин, максимум - протягом дня.
87. Відповідайте на листи розгорнуто - це дуже добре показує ваші відмінні ділові якості.
88. Навіть якщо в листі відправник Вам задає питання, що передбачає відповідь «так» або «ні» - в офіційному листуванні прийнято повідомляти причину свого рішення.
89. За правилами етикету, якщо один лист переросло в переписку, то її завершує людина, яка була ініціатором спілкування.
90. Якщо у вас з одержувачем ціле листування і на різні теми - відповідайте на потрібний лист відповідно до конкретного обговоренням.
91. Якщо в листі ви відповідаєте на кілька запитань - дублюйте або цитуйте питання, а потім давайте на нього відповідь.
92. Перед тим, як відправити лист у відповідь, переконайтеся, що ви відповіли на всі поставлені запитання.
93. Ніколи не відмовляйте в жорсткій формі, пом'якшує ефект.
94. Якщо ви вирушили у відпустку - на забудьте в своїй поштовій програмі налаштувати «автовідповідь за відсутності»; при цьому вказуйте в такому листі контактні дані людини, який вас заміщає (за умови, що він уповноважений вирішувати необхідні питання).
95. Намагайтеся всю необхідну інформацію по темі обговорення відправити в одному листі; це не сильно добре, коли з інтервалом в декілька хвилин одержувач бачить від вас ще один лист, що починається з фрази, наприклад: «Вибачте, забув сказати ...».
96. Інформуйте відправника, що ви отримали його лист, а також повідомляйте, коли йому очікувати ваш відповідь - це хороша тактика, відразу розташовує до вас співрозмовника.
97. Не використовуйте автоматично налаштоване інформування про отримання листа. Все-таки листування - справа особиста, а лист «Ваш лист отримано, відповім в самий найближчий час» говорить про шаблонності і повністю позбавлене конкретики.
98. В електронному листі не діліться чужою інформацією без посилання на джерело.
99. Ніколи не давайте електронну адресу іншої людини без узгодження і попередження.
100. Якщо ви з часом зрозуміли або з'ясували, що відправили лист з неточною, застарілою або недостовірною інформацією - надішліть навздогін новий лист, вибачитеся і повідомте актуальні правильні відомості.

І останнє - підійміть листи, які ви отримували від інших людей (компаній). Вивчіть їх і зверніть увагу на моменти, які особисто у вас викликали обурення. Намагайтеся в своїх листах не використовувати такі шорсткості.

При перепис цієї статті просимо вказувати посилання на першоджерело. Це наш офіційний документ в електронному вигляді. Якщо він «один в один» з'явиться від вашого імені (імені компанії, спільноти і т.д.) - подумайте, яке він тоді сформує про вас враження ...

Бажаємо, щоб ваші нові email-листи допомагали формувати серйозне враження і викликати довіру.

І так, якщо вашої компанії потрібен пакет email-листів для офіційного листування (запити, повідомлення, повідомлення і т.д.) - ми готові його для вас підготувати на найвищому і серйозному рівні. Їх можна буде сміливо відправити хоч Президенту.

PS Ваша Студія Дениса Каплунова - поділилися «фішками» ми знову.

Сподобалося? Поділіться з друзями!