Microsoft Office Outlook - частина 2 з хх. Календар - Vlad Samoylenko

В Минулого разу описуючи можливості Outlook 2007 я побіжно згадав про планування роботи та дозвілля за допомогою календаря. Це досить таки зручно, коли справ досить таки багато і треба розподілити свою навантаження і свою увагу між ними.

Отже, для початку ми повинні перейти в розділ календаря де ми можемо побачити поточні зустрічі або певні завдання на поточний день, тиждень, місяць або як Ви самі оберете.

Ми бачимо, що сьогодні о 3 годині дня я запланував собі написати продовження поточної статті (чим я власне зараз і займаюся), ввечері у мене чекають ще справи, а завтра ще. Тут я не враховую свої посадові обов'язки, але те, що позначив, має пріоритет перед іншими. Як створювати подія я писав у попередній статті , Але нагадаю.

Для початку ми натискаємо кнопку і далі з'являється вікно, де ми вводимо всі необхідні дані про завдання або зустрічі. В поле тема чітко прописуємо тему, що б при погляді на неї ми відразу зрозуміли суть події, при бажанні можна так само ввести місце зустрічі, в основному полі можна ввести додаткові дані.

При виборі часу варто чітко собі уявити, скільки часу може піти на подію, і бажано в запасі залишити півгодини (на всякий випадок). Якщо Ваше подія закінчиться раніше, Ви зможете приділити час, що залишився своїй основній роботі або простояти зайві півгодини в пробці, а що робити якщо воно затримається, а у Вас вже призначена інша зустріч в офісі іншої компанії? Якщо Ви поставили час на поточну зустріч, яке збігається з часом інший зустрічі, Outlook видасть Вам про це повідомлення, натиснувши на кнопку Ви зможете переглянути свій графік зустрічей і вибрати вільне місце для цієї події.

Давайте побіжно пройдемося по іншим полях.

Зберегти і закрити - кнопка дозволяє зберегти нове або редагується подія.

Запросити учасників - дозволяє відправити запрошення іншим людям по e-mail.

- відкриває в новому вікні Ваш календар

- видаляє подія

- пересилання події іншій особі (дозволяє переслати в форматі icalendar який підтримують безліч органайзеров. Детально про цей формат можете прочитати тут )

Далі йде кнопки Зустріч і Планування про які я розповідав.

- дозволяє вибрати свій стан в період даного заходу.

- дозволяє вибрати час про нагадуванні про подію.

кнопка дозволяє активувати повторюється подія (таке як день народження або розклад предметів). Так можна вибрати досить різні варіанти повторення події.

Часові пояси дозволяє вибрати дату і час по іншому часовому поясу.

Уточнити за категорією. Цікава можливість, яка дозволяє вибрати категорію для даної зустрічі. Між іншим, листи Ви можете позначати цими самими категоріями. Зручно, чи не так?

Кнопка замочка дозволяє призначити подія як приватне, і інші користувачі, які можуть переглянути Ваш календар не зможуть побачити дані про цю подію. Знак оклику показує подія як вельми важливе, а стрілочка вниз навпаки, як подія з невисоким ступенем важливості.

Кнопка орфографії дозволяє скористатися додатковими функціями пов'язані з граматикою документа.

Якщо Ви використовуєте два календаря - наприклад домашній і робочий, то можна їх порівняти вибравши відображення двох календарів.

Вікно буде виглядати відповідним чином.

Елементи можна переносити з одного календаря в інший, а так само можете просто перенести в будь-який інший день просто перетягнувши значок події в будь-який інший зручний для Вас місце.

Якщо на роботі, Ви користуєтеся поштовим сервером Microsoft Exchange Server то у Вас є можливість переглянути календар іншого користувача (якщо він Вам дозволив це робити і призначив відповідні права), а так само відкрити свій календар для іншої людини.

Якщо Ви часто відходите від ПК, тоді Вам слід подбати про переносному органайзере. Є кілька варіантів - або роздрукувати свій календар на поточний тиждень, або синхронізувати зі своїм телефоном. Синхронізації я присвячу окрему статтю, бо тема досить таки велика і двома словами тут нічого не розкажеш. Для початку скажу, що синхронізувати календар Outlook можна майже з будь-яким телефоном.

Якщо Ви завзятий користувач сервісу Gmail, то Ви можете синхронізувати свій календар з календарем на сервісі Google за допомогою цієї програми . Там же Ви можете прочитати про її використання та настройки.

Це далеко не повний список можливостей календаря в Microsoft Outlook. З кожним днем ​​можна знайти ще більше можливостей. Користуйтеся, організовуйте свій особистий і робочий час.

Кохайтеся, бо ви того варті.