Корпоративний портал: новий погляд на управління компанією

Корпоративний портал як засіб для зберігання і швидкого обміну інформацією між співробітниками стає все більш затребуваним. Початковим призначенням корпоративних порталів було створення «внутрішнього» сайту організації з нешироким спектром можливостей: публікація новин, опис структури компанії, створення загальної бази документів і файлів, телефонного довідника, проведення опитувань і голосувань. Багато корпоративних портали досі обмежуються подібними параметрами, в той час як компанії, що працюють на перспективу, беруть на озброєння сучасне програмне забезпечення . Воно відкриває не тільки нові можливості взаємодії всередині компанії, але і дає ряд дієвих інструментів для управління бізнесом.

Розвиток корпоративного порталу

Сучасний корпоративний портал являє собою програмний продукт, який орієнтований на виконання різних завдань: управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM-система), управління проектами, контроль виконання, повноцінний електронний документообіг, стратегічне і оперативне планування діяльності компанії.

Для багатьох компаній впровадження корпоративного порталу асоціюється зі складним, дорогим і довгим процесом. Однак на російському ринку з'являються пропозиції вже готових систем: в масовому і доступному продукті з'явилися рішення, раніше характерні тільки для складних корпоративних систем.

З простої інформаційної системи, яка служила тільки архівом або базою даних підприємства (свого роду «великий записником» компанії), сучасний корпоративний портал перетворився в абсолютно інноваційний продукт. Він став засобом організації бізнес-процесів, методом донесення вказівок і завдань, інструментом постановки та контролю досягнення довгострокових цілей компанії, оперативного управління бізнесом.

Серед таких просунутих і доступних рішень можна виділити систему управління бізнесом А2Б. Перерахуємо п'ять найбільш затребуваних з 12 модулів системи.

Модуль «Клієнти» - вбудована CRM-система управління клієнтськими відносинами. Керівники підрозділів та директор компанії можуть відстежувати активність роботи відділу продажів і історію роботи з кожним замовником. Модуль дозволяє планувати зустрічі, призначати дзвінки і вести повноцінну роботу з будь-якою кількістю клієнтів.

Модуль «Проекти» корисний для компаній з переважно проектною діяльністю, а також для організацій змішаного типу. Він дозволяє планувати і відслідковувати хід проекту в вигляді класичної діаграми Ганта, формувати бюджет проекту, а також вести обговорення проекту як всередині компанії, так і з зовнішнім замовником прямо в системі.

Модуль «Доручення» забезпечує швидку постановку завдань співробітникам і контроль термінів виконання. Вся повнота інформації про виконання завдань зберігається всередині системи.

Модуль «Цілі» дозволяє відстежити ступінь просування компанії до намічених перспектив.

Модуль «Плани» - в цьому модулі мети розбиті на завдання. За всіма завданням визначено термін виконання та розписаний покроковий план дій у вигляді заходів. В результаті кожен день ви і ваші співробітники чітко знаєте, що потрібно зробити, щоб поставлені завдання були досягнуті.

Функціонал в системі управління бізнесом А2Б підбирається безпосередньо під запит компанії. Корпоративний портал також дозволяє генерувати різного виду звіти всередині системи за багатьма показниками.

Локальні і хмарні корпоративні портали

Сучасні корпоративні портали доступні замовнику в двох варіантах: локальні і хмарні. Кожен має свої особливості та переваги.

Локальний підхід на сьогоднішній день використовує більшість російського середнього бізнесу: як і раніше багато компаній вважають за краще зберігати потрібні для бізнесу дані на власних серверах.

Разом з тим тренд останніх років - хмарні технології - відбився на сегменті корпоративних порталів. Перевагою хмарних рішень є зниження витрат на впровадження і обслуговування програмного забезпечення і всієї ІТ-інфраструктури компанії, а також можливість доступу до робочої інформації з будь-якої точки світу. При наявності інтернету і браузера на будь-якому сучасному пристрої можна повноцінно вести свою звичайну робочу діяльність.

Поки перевагу хмарних технологій віддає менша частина російських компаній. Однак практика показує, що відсоток таких компаній неухильно зростає, а експерти в один голос твердять, що майбутнє саме за віддаленими робочими місцями.

Хмара або локальна версія - однозначного рішення тут немає. Все залежить від готовності бізнесу виносити корпоративну інформацію в зовнішнє середовище, від складності інтеграції різних корпоративних систем, пропускної здатності корпоративної мережі, існуючих в компанії вимог захисту інформації і т.д.

Обидва підходи - і хмарний, і локальний - мають свою актуальність для різних бізнесів, і обидва можуть ефективно застосовуватися в корпоративних порталах. Тому сучасні системи ведення бізнесу пропонують обидва варіанти обслуговування клієнтів, а також дозволяють використовувати їх гібридне поєднання.

Цінність корпоративного порталу для сучасного керівника

Головною цінністю використання корпоративного порталу для будь-якого бізнесу є швидкість отримання інформації про реальний хід справ в організації, швидкість донесення важливих відомостей і вказівок до співробітників, швидке отримання зворотного зв'язку від них, а також можливість створити єдиний інформаційний простір.

Можливість відмовитися від тонн паперових записів, сотень і тисяч папок, складнощів і непорозумінь в питаннях координації співробітників між собою змушує все частіше замислюватися про вибір відповідних інструментів. Управління персоналом стає простим - в тому числі управління віддаленими співробітниками. Все це і багато інших найважливіших параметри розвитку бізнесу легко відслідковуються, контролюються і коректуються в режимі онлайн, а достовірність даних забезпечується надійним програмним забезпеченням і якісної опрацюванням окремих модулів корпоративного порталу.

На сьогоднішній день можливості портальної системи А2Б відповідають запитам і бюджету самих різних компаній.

Для великих, розподілених організацій з декількома сотнями і тисячами користувачів, а також для середнього бізнесу найбільш оптимальною буде локальна версія продукту. Вона дозволяє забезпечити інтеграцію з використовуваними бізнес-додатками і інформаційними ресурсами, а також виробляти індивідуальну доопрацювання порталу під потреби замовника.

Більшість компаній малого бізнесу використовує хмарну версію. Повний набір модулів може бути надмірною, тому ці компанії вибирають окремі модулі, спрямовані на вирішення конкретних бізнес-завдань.

Приклад практичних рішень

кейс перший

Компанія Х - територіально розподілена велика виробнича компанія, що займається розробкою і впровадженням складних технологічних продуктів на заводах. На ринку компанія працює понад 8 років. Кількість працівників - близько 700 по всій Росії. Значна частина персоналу отримує завдання від своїх керівників віддалено (завдання на розробку продуктів, їх технічний опис).

Результат після десяти місяців використання корпоративного порталу А2Б:

• на 34% скоротився час обговорення деталей нових і існуючих проектів;
• на 48% знизилася кількість завдань, виконаних з порушенням термінів;
• оптимізація робочого план-графіка виконання проектів дозволила вивільнити 15% робочого часу ключового персоналу.

кейс другий

Компанія Y - компанія малого бізнесу з продажу і монтажу сантехнічного і вентиляційного устаткування. Компанія працює на ринку близько двох років, кількість співробітників не перевищує 30 осіб.

Результати за підсумками двох місяців використання системи контролю виконання доручень, CRM і системи управління проектами:

• створення єдиної бази заявок, швидке оновлення інформації, моніторинг дій всіх менеджерів в режимі онлайн;
• упорядкування бази клієнтів, систематизація інформації про всі існуючі і нових замовників;
• керівник бізнесу отримав можливість об'єктивного контролю за процесами продажів і обслуговування;
• доходи компанії стали прогнозовані, а звіти в CRM дозволили знизити тимчасові витрати керівника на аналіз і вибудовування прогнозів розвитку бізнесу;
• став ефективніше процес створення план-графіків робіт і бюджетування проектів;
• результативність співробітників, за оцінками керівника компанії, значно підвищилася.

Які висновки можна зробити?

Помітний зростаючий інтерес вітчизняних компаній в корпоративних порталах як в локальній, так і в хмарної версії. Це призводить до якісного розвитку бізнесу, прозорим процесам управління компанією і загального підвищення ефективності.

Використання корпоративних порталів стає актуальним із зростанням бізнесу і дає переваги в гострій конкурентній боротьбі.

Протестувати корпоративний портал А2Б можна безкоштовно протягом 30 днів.

Рекламний матеріал

Фото: pixabay.com