Інструкція до програми Оптим-CRM: CRM-програма обліку контаргентов і персоналу

Оптим-CRM
CRM-система управління клієнтами і персоналом

На головну

Інструкція користувача

введени е

Оптим-CRM - професійна CRM-програма. Облік взаємовідносин з клієнтами і персоналу фірми. Режими: Завдання, Календар, Генератор справ, Документообіг, Автоматичні нагадування. Одночасна робота з загальними даними в локальній мережі. Основні можливості:

• облік клієнтів
• Ведення бази контрагентів
• Облік взаємодій з кожним клієнтом
• Ефективна робота з документами контрагентів
• Управління персоналом
• Облік завдань співробітникам
• управління підлеглими
• Наочна картина стану справ
• взаємозамінність співробітників
• Завдання, Календарі
• Облік всіх завдань у вигляді Завдань
• Відстеження статусу виконання і важливості завдань
• Подання стану справ на фірмі у вигляді Календаря
• Кольорове оформлення стану справ
• документообіг
• Зберігання всіх документів кожного клієнта
• Спільний доступ до документів контрагентів
• Робота з документами будь-якого типу
• Генератор справ
• Автоматичне створення типових задач
• Довільні інтервали генерації завдань
• автоматичні нагадування
• Нагадування про нові і невиконаних завданнях
• Робота без запуску основної програми
• Робота в області повідомлень (tray)
• інше
• багаторівневі довідники
• "Розмальовка" завдань, менеджерів, клієнтів різними кольорами
• Розмежування прав доступу
• захист паролями
• режим звітів
• ... і багато іншого

Завдання - основна одиниця обліку завдань, доручень, справ. Завдання - завдання для виконавця щодо контрагента.

Календар - зручний і наочний режим уявлення стану всіх справ на вашій фірмі. Календар відображає кількість справ для кожного менеджера на кожен день. Кольором виділяється ступінь завершеності завдань в рамках кожного дня. Режим Календар менеджера відображає стан завдань поточного менеджера в розрізі по клієнтам.

Установка і оновлення

• Перед установкою нової версії обов'язково зробіть архів бази даних
• Встановлюйте нову версію в нові, неіснуючі папки
• Встановлюйте нову версію зі своєю порожньою базою
• Чи не підключайтеся до бази від старої версії!
• Після установки запустіть нову версію, переконайтеся, що база порожня і виконайте режим Адміністратор - База даних - Імпорт.

завдання

Завдання - основне поняття програми. Це документ, що фіксує постановку і виконання завдання менеджеру вашої фірми. Як правило, завдання ставляться менеджеру щодо клієнта вашої фірми, але, крім цього, частина завдань можна ставити без прив'язки до клієнта, в цьому випадку використовується спеціальний запис «Ні» в довіднику контрагентів.

До основних реквізитами Завдання відносяться:

• Номер і дата завдання;
• Термін виконання;
• Менеджер - виконавець завдання;
• Керівник - особа, що поставило завдання менеджеру;
• Контрагент - особа, фірма, щодо якої ставиться завдання;
• Завдання - назва конкретного завдання;
• Тип - тип завдання (термінове, стандартне і т.п.);
• Прапор важливості завдання;
• Прапор виконання завдання;
• Поля настройки нагадувань.

Крім перерахованих, кожна Завдання містить тестові поля необмеженої довжини для опису етапів постановки, виконання і результатів роботи.

Режим Завдання викликається або з головного меню (CRM-Завдання), або за допомогою інструментальної лінійки (кнопка Завдання).

В даному режимі:

• Сортування: натисніть двічі мишкою на заголовку колонки. Для сортування по спадаючій повторіть дію
• Ширина: натисніть ліву кнопку на правій межі заголовка (не відпускаючи) і змініть розмір
• Порядок: натисніть ліву кнопку миші на середині заголовка (не відпускаючи) і перетягніть колонку на нове місце
• Пошук по колонці:
• Перейдіть на потрібну колонку - натисніть один раз мишкою на заголовку колонки
• Пошук всередині рядки: починайте вводити текст
• Пошук з початку рядка: одночасно з натисканням першого символу натисніть <Shift>
• <Ctrl> + <Enter> - перехід на наступну знайдену запис
• <BackSpace> - стерти останній пошуковий символ.

календарі

Календарі - дуже зручний і наочний інструмент для відображення і управління всією інформацією щодо стану справ на фірмі. Вони дозволяють:

• Бачити кількість справ кожного менеджера в кожен день з відображенням, як загальної кількості завдань, так і тільки виконаних;
• Бачити стан справ по контрагентам (режим «Календар менеджера»);
• Відображати ступінь виконання завдань (колір осередки змінюється від зеленого до червоного в залежності від відсотка виконаних завдань);
• Відображати важливі завдання (напівжирним шрифтом);
• Працювати з Завданнями безпосередньо з Календаря.

У режимі Календар відображаються завдання для кожного дня в інтервалі 31 дня. Ви можете легко «гортати» календар по днях або місяцях. У лівій частині календаря представлено дерево груп менеджерів або контрагентів (в залежності від режиму), за допомогою якого зручно фільтрувати представлений список.

Календар менеджера - список справ конкретного менеджера в розбивці по клієнтам. Виклик Календаря менеджера може здійснюватися як з основного меню програми, так і з режиму Календар - подвійним кліком на назві менеджера. У першому випадку менеджером календаря є користувач, що увійшов до програми, у другому випадку календар запускається для обраного менеджера.

Генератор завдань

Генератор завдань призначений для автоматичного створення періодично повторюваних завдань. Приклади таких завдань:

• 1 березня кожного року переукласти договір з «Альфою»;
• 25-го числа кожного місяця зателефонувати в «Бету» з уточненням взаєморозрахунків;
• Кожного 10 червня привітати друга з днем ​​народження.

Таким чином, за допомогою Генератора завдань можна визначити шаблони завдань і відповідні завдання будуть створюватися автоматично протягом будь-якого періоду времені.Прі визначенні Авто-завдання задаються ті ж поля і реквізити, як і у стандартної Завдання, а також визначається періодичність завдання і на який часовий інтервал «вперед» створювати такі завдання.

Періодичність дозволяє створювати завдання:

• Кожен n-ий день;
• Певний день тижня;
• Певний день місяця;
• Трохи кварталу.

Авто-завдання створюються автоматично без участі дій користувачів програми. У режимі Генератор завдань Ви можете переглянути, видалити, змінити список згенерованих завдань для кожної авто-завдання.

Зверніть увагу на останню закладку «Сервіс». На ній можна як переглянути всі згенеровані завдання, так і видалити їх у разі потреби.

документообіг

Документообіг - один з важливих блоків програми. Програма дозволяє зберігати, редагувати будь-які типи документів. Всі документи «прикріплені» кожен до свого клієнта. Таким чином, кожен контрагент в програмі має свій список документів.

В якості документів можуть фігурувати договору, додатки і т.п. Тип документа може бути будь-яким: Word, Excel, картинка, фото, текстовий файл, html-файл і т.п. При редагуванні документа, відповідна програма для даного типу документа запускається автоматично відповідно до настройками вашої операційної системи (Windows).

Документи зберігаються в загальному сховищі даних; при створенні / виборі документа він копіюється в сховище, ніяк не зачіпаючи оригінал. При архівації, крім власне бази даних, зберігаються і всі наявні документи.

Система дозволяє розмежовувати доступ до документів, в тому числі по відношенню до документів «своїх» контрагентів (закріплених за менеджером) або до документів «чужих» контрагентів.

нагадування

Автоматичні нагадування дозволяють отримувати повідомлення про невиконані або тільки що поставлених вам завдання, при цьому основна програма може бути навіть не запущена. Нагадування з'являються в правій нижній частині робочого столу Windows, в так званій області повідомлень Windows (tray). При появі нагадування лунає звуковий сигнал. При роботі автоматичних нагадувань в області сповіщень з'являється іконка у вигляді будильника. Під час налаштування нагадувань Ви можете вказати, чи треба запускати цей модуль при старті Windows.

Налаштування нагадувань:

Довідники

При роботі з усіма Довідник діють наступні правила:

• Якщо довідник багаторівневий, то в лівій частині екрана представлено дерево груп
• Колонки відповідають основним реквізитами обраного довідника
• Порядок і ширину колонок можна змінювати
• Порядок сортування можна змінювати, поточна колонка, по якій відсортований список, містить зелену стрілку в заголовку колонки (напрямок стрілки вказує по зростанням або за спаданням відсортовані рядки)
• За замовчуванням, рядки упорядковано відповідно до "назвою". Тому, вносите в поле "назва" інформацію так, щоб це було зручно для пошуку і сортування. Особливо це відноситься до довідників менеджерів і клієнтів
• Можна шукати рядки у вмісті будь-який з колонок (як по перших символах, так і по контексту). Поточна «пошукова» колонка відображається більш бляклим кольором
• Для створення, редагування і видалення записів довідника скористайтеся кнопками "Додати", "Змінити", "Видалити"
• Запис можна видалити, якщо в системі є завдання з обраним значенням (наприклад, телефон контрагент «Аква»)
• Операції з колонками:
• Сортування: натисніть двічі мишкою на заголовку колонки. Для сортування по спадаючій повторіть дію
• Ширина: натисніть ліву кнопку на правій межі заголовка (не відпускаючи) і змініть розмір
• Порядок: натисніть ліву кнопку миші на середині заголовка (не відпускаючи) і перетягніть колонку на нове місце
• Пошук по колонці:
• Перейдіть на потрібну колонку - натисніть один раз мишкою на заголовку колонки
• Пошук всередині рядки: починайте вводити текст
• Пошук з початку рядка: одночасно з натисканням першого символу натисніть <Shift>
• <Ctrl> + <Enter> - перехід на наступну знайдену запис
• <BackSpace> - стерти останній пошуковий символ
• При роботі з багаторівневими довідниками діють наступні правила:
• У лівій частині екрана представлено дерево груп (допускається до трьох рівнів вкладеності груп)
• При запуску довідника відображається все записи (тобто обраний об'єкт "Все групи")
• Для фільтрації списку за потрібною групі (або "гілки" груп) натисніть на потрібну групу мишкою
• Відображаються лише "задіяні" групи (тобто ті групи, для яких є записи в довіднику)
• Для роботи з групами натисніть кнопку "Групи" у верхній лівій частині вікна
• Для розкриття всіх гілок груп натисніть кнопку "+" у верхній лівій частині вікна
• Щоб приховати всіх гілок груп натисніть кнопку "-" у верхній лівій частині вікна

довідник менеджерів

Довідник менеджерів призначений для ведення списку співробітників вашої фірми. Поняття менеджер використовується: *

• При старті програми, для ідентифікації користувача системи і призначення йому прав роботи в різних режимах;
• У картці контрагента - визначається, який менеджер «відповідає» за обраного клієнта;
• До завдань - один з менеджерів призначається Виконавцем завдання, інший - Керівником.

Для роботи з довідником менеджерів викличте режим «Довідники-Менеджери» з головного меню програми або скористайтеся інструментальної лінійкою. Картка менеджера складається з 5 закладок:

• Загальні - містить основні реквізити менеджера, можливість завдання пароля і кнопки завдання обмежень;
• Документи - права поточного менеджера при роботі з завданнями і календарями, а також з документами контрагентів;
• Режими - права поточного менеджера при роботі адміністративними і допоміжними режимами програми;
• Довідники - права менеджера при роботі з довідниками;
• Отчети- права обраного менеджера при роботі зі звітами.

Робота з карткою менеджера починається з введення назви менеджера. Це поле може містити тільки прізвище або ім'я, не обов'язково вказувати ПІБ повністю. Пам'ятайте, що список менеджерів автоматично сортується за алфавітом по цьому полю.

Наступний крок - завдання групи і типу менеджера. Групи, як правило, відображають структуру вашої фірми (відділи, підрозділи), а Типи призначені для «розмальовки» рядків довідника різними кольорами. Наприклад, можна створити тип менеджера «Лідери» і призначити цього типу зелений колір. На першій закладці визначаються основні характеристики менеджера: ПІБ, паспортні дані тощо Для завдання або зміни пароля натисніть кнопку «Зміна пароля».

Важливою особливістю програми є можливість роботи з Обмеженнями. Ви можете вказати тільки ті позиції довідників, які будуть доступні поточному менеджеру у всіх режимах: при роботі з довідниками, завданнями, календарями. Обмежити можна список контрагентів, список керівників і список виконавців завдань. Наприклад, для менеджера «Іванов» можна ввести обмеження по менеджерам і дозволити тільки Іванова. Це означає, що цей менеджер зможе бачити тільки ті завдання, де виконавцем виступає він сам. Для менеджерів вищого рівня (з підлеглими) є сенс поставити обмеження або по менеджеру-керівнику, або задати список менеджерів-виконавців.

На другій закладці задаються права менеджера на роботу в основних режимах програми: в задачах, календарях, генераторі авто-завдань і документах. Права визначають можливість в кожному з перерахованих режимів: перегляд документів, створення нового, зміна існуючого або видалення документа. Права, задані в рядку «Завдання» визначають права для роботи в режимах Завдання, Завдання менеджера, Календар, Календар менеджера. Рядок «документи« своїх »клієнтів» визначає права роботи з документами для контрагентів, де відповідальним менеджером виступає поточний менеджер. Рядок «документи« чужих »клієнтів» визначає права роботи з документами контрагентів, у яких відповідальним менеджером не є поточним менеджером. На третій закладці визначаються права обраного менеджера на роботу в основних і адміністративних режимах. Для кожного рядка можливі два стани: «дозволено» або «заборонено». На четвертій закладці визначаються права менеджера для роботи з кожним з довідників програми. Права визначаються для: перегляду довідника, створення нового запису, зміни або видалення запису. На п'ятій закладці задаються права користувача для роботи зі звітами. Для кожного звіту можливі два стани: «дозволено» або «заборонено».

довідник контрагентів

Довідники груп

При роботі з групами в багаторівневих довідниках діють наступні правила:

• Відображаються всі існуючі групи поточного довідника
• Групи можуть до 3 рівнів вкладеності (не рахуючи кореневої групи)
• Ви можете міняти місцями групи, просто перетягуючи їх мишкою на нове місце
• Якщо включений режим "Переміщати на такий же рівень", то яка переміщується група буде розташована під групою-метою на тому ж рівні
• Якщо включений режим "Переміщати на підлеглий рівень", то яка переміщується група буде розташована під групою-метою на підпорядкованому рівні
• Групи можна переміщати цілими гілками
• Групу можна видалити, якщо в довіднику є запис з цією групою
• Не можна видаляти вузол з підлеглими вузлами (спочатку треба видалити підлеглі групи)

Довідник груп призначений для поділу записів каталогу по групах. Кожен каталог містить свій довідник груп. Довідник груп може мати до 3-х рівнів вкладеності. У режимі роботи з групами ви можете додавати, копіювати, змінювати і видаляти групи. Для упорядкування довідника використовується метод "перетягування". Ви можете перетягнути мишею будь-яку групу в будь-яке місце. Для цього необхідно натиснути лівою кнопкою миші на ту групу, яку треба перемістити, і, утримуючи ліву кнопку миші, перемістити курсор на ту групу, після (або всередину) якої потрібно перемістити обрану групу. Існує 2 варіанти того, куди потрапить нова або перетягувати група:

• Переміщати на такий же рівень:
• Нова група з'явиться після виділеної групи, на одному з нею рівні
• Перетягувати група з'явиться після тієї групи, на яку її перетягнули, на одному з нею рівні
• Переміщати на підлеглий рівень:
• Нова група стане підгрупою виділеної групи
• Перетягувати група стане підгрупою тієї групи, на яку її перетягнули.

Видалити можна тільки ту групу, яка не містить ні вкладених груп, ні записів в каталозі.

Додаткові можливості

Налаштування інструментальної лінійки

Інструментальна лінійка (Toolbar) розташована під головним меню програми, вона призначена для швидкого запуску основних режимів програми.



Режим налаштування інструментальної лінійки:

• викликається з режиму Адміністратор-Налаштування робочого місця;
• дозволяє включати і вимикати які відображаються в панелі інструментів кнопки;
• дозволяє задавати розташування тулбару (вгорі, ліворуч, праворуч або внизу);
• дозволяє відключити використання інструментальної лінійки.

збереження даних

Збереження даних, існуючіх в Програмі (база Даних) Залежить только от вас! Если ви Втрата базу Даних, то відновіті ее можна только з Ранее Зроблений вами архіву. Періодично виконуйте режим Адміністратор - База даних - Архівація. Зберігайте архіви на різних носіях і зберігайте в різних місцях. У будь-яких «нештатних» ситуаціях: підозрілу поведінку комп'ютера або програми, повідомлення про віруси, перед оновленням версії і т.п. робіть архівацію даних!

імпорт

Режим для імпорту бази даних з попередніх версій. Увага! При оновленні версії використовуйте наступний порядок: встановіть нову версію (переконайтеся, що установка проводиться в неіснуючу папку - зазвичай так і повинно бути). Запустіть нову версію. Виконайте режим Адміністратор - База даних - Імпорт.

архівація

Періодично робіть архів. Завжди можна купити новий комп'ютер і завантажити заново програму, але напрацьовані вами дані взяти крім як з архіву, звідки. За замовчуванням, архів створюється в папці з програмою як файл Db-2015-07-11-1200, де 2015-07-11 - поточна дата, 1200 - поточний час (10:00). Таким чином, імена архівів можуть легко сортуватися за датою / часом, крім того, простіше створювати декілька архівів з однаковою датою. Архів можна зберігати на будь-який носій (флешки і т.п.).

розархівування

Відновлення даних з архіву. Увага! Виконуючи разархивацию, ви повністю перетираєте існуючі дані. Будьте уважні! Має сенс перед разархивацию зробити поточний архів.

Бажаємо вам успішної роботи!