Архів електронних документів: з чого почати?

1. Створення електронного документа від А до Я
2. Архів електронних документів: для чого він потрібен?
3. Завдання, які вирішує архів електронних документів
4. Архів електронних документів в організаціях
5. Чи є майбутнє у архіву електронних документів?

Електронний документообіг розвивається стрімкими темпами, і користувачі стають все більш підкованими в області його застосування. Але якщо створення електронного документа у них не викликає питань, то в частині зберігання залишається маса прогалин. Давайте розберемося, як слід створювати документи в електронному вигляді і як організувати архів електронних документів, щоб їх без проблем можна було відкрити і прочитати через N-ну кількість років.

Створення електронного документа від А до Я

Розглянемо два найпоширеніші способи, як створити електронний документ:

1. Створюємо електронний оригінал. В цьому випадку під рукою у нас повинно бути відповідне програмне забезпечення, що підтримує потрібний користувачеві формат. Наприклад, текстові файли створюються в звичних нам текстових редакторах в таких форматах, як .doc, .txt, .rtf і ін.
2. Створюємо електронну копію з паперового носія. Щоб перевести в електронний вигляд паперовий документ, потрібно його відсканувати. На виході ми отримуємо скан - електронне зображення, яке можна відкрити в будь-якому графічному редакторі і програмах, що підтримують формати .tiff, .jpeg, .png і ін.

Створення електронного документа - це перший крок на шляху до безпаперового майбутньому, і з ним у більшості з нас ніяких проблем не виникає. Другий крок - правильне зберігання документів, створених за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, і тут вже існує ряд складнощів.

Архів електронних документів: для чого він потрібен?

Вперше про необхідність архіву електронних документів державні діячі заговорили в 2010 році. Ще тоді на засіданні, присвяченому перспективам розвитку архівної справи , Глава Адміністрації Президента Сергій Наришкін зазначив, що прийом електронних документів на зберігання повинен стати одним з пріоритетних векторів в розвитку архівної справи.

З тих пір пройшло трохи менше 5 років, однак ситуація з довготривалою збереженням електронних документів (далі - ЕД) залишається досить спірною. Багато експертів ринку ЕДО сходяться на думці, що основна причина, що гальмує розвиток електронних архівів, - неможливість швидкого переоснащення поточних паперових. Це вимагає серйозних фінансових, кадрових, часових та інших ресурсів.

Завдання, які вирішує архів електронних документів

1. Теоретично в архіві може зберігатися юридична значимість ЕД. Це означає, що документи будуть мати свою доказову силу в протягом довгострокового періоду часу і до них можна буде звертатися в разі перевірок.
2. В електронному архіві, на відміну від паперового, швидше і простіше знайти потрібну інформацію. Якщо зараз, звертаючись до архіву за довідкою, ми можемо витратити до декількох днів, то в «архіві майбутнього» пошук даних скорочується до лічених хвилин, а то й секунд.
3. У комерційних організаціях, таких як банки або страхові, створення електронного архіву документів дозволяє не тільки скоротити кількість паперу, тим самим зменшивши фінансові витрати, але і прискорити обслуговування клієнтів, підвищивши їх лояльність. Крім того, в архіві електронних документів виключені втрати. Для комерційних структур, так само як і для державних установ, це є цінним аргументом.

Зрозуміло, для зберігання електронних документів потрібні певні умови, що виключають несанкціонований доступ до інформації, що забезпечують читабельність документів протягом усього періоду зберігання і т.д. Якщо через багато років до документа звернуться, при ньому повинні зберегтися: дані, що дозволяють встановити дату створення, відправлення або отримання; інформація про електронний підпис, призначення ЕД і його походження.

При цьому не варто забувати, що у ряду ЕД терміни зберігання чітко позначені в законі. Для ознайомлення з ними рекомендуємо прочитати статтю Івана Агапова.

Архів електронних документів в організаціях

Володіючи певними знаннями і маючи необхідне технічне оснащення, компанії можуть самі організувати у себе електронні архіви.

У 2013 році за підтримки Федерального архівного агентства були випущені рекомендації , Що стосуються в тому числі і створення електронних архівів в організаціях. В даних рекомендаціях ЕД прирівнюється до одиниці обліку і, перш ніж вступити на архівне зберігання, він повинен пройти через кілька етапів:

• реєстрацію в інформаційній системі (далі - ІС) організації,
• включення до складу електронного справи,
• переконвертації в потрібний формат (в даному випадку PDF / A-1),
• запаковування в ZIP-архів разом з усіма метаданими.

Згідно все тим же Рекомендацій в приватний архів електронних документів можуть бути передані тільки документи, термін зберігання яких перевищує 10 років. Електронні документи з дозволеним терміном зберігання менше 10 років можна безперешкодно зберігати в ІС.

Чи є майбутнє у архіву електронних документів?

Хочеться сподіватися, що є. У всякому разі вже зараз можна стверджувати, що певні спроби в сторону організації архівів ЕД робляться, і їх чимало. Проте з боку держави ніяких законодавчих ініціатив поки не послідувало. І в цьому, напевно, полягає основна причина тривалого переходу на довгострокове зберігання електронних документів.

У ЗМІ, проте, час від часу прослизають оптимістичні новини. Так, в жовтні 2014 року в пресі з'явилося повідомлення ІТ-журналіста Андрія Колесова про те, що існують якісь плани по створенню федеральної державної інформаційної системи «Електронний архів», і нібито Мінкомзв'язку РФ навіть розробило проект закону в частині забезпечення зберігання електронних документів. Які обриси візьмуть в результаті ці плани невідомо, залишається тільки чекати.

Автор: Герасимова Євгенія, PR-фахівець Synerdocs