Як поліпшити кадрове діловодство, автоматизація кадрового діловодства

1. Тип системи автоматизації

Яких би розмірів не була компанія, і якими б обсягами виробництва ні оперувала, їй не обійтися без кадрового відділу, який забезпечує організацію співробітниками необхідного досвіду і кваліфікації. У процесі збільшення підприємства і обсягу робіт, появі філій і дочірніх підприємств, діяльність кадрової служби ускладнюється.

В обов'язки відділу кадрів входить:

• Повний цикл робіт з співробітниками, від пошуку претендентів до звільнення працівників;
• Внутрішній документообіг, ведення звітностей і т.п .;
• Формування і виплата зарплати співробітникам;
• Операції з податковими документами;
• Отримання і супровід різних заяв.

Якщо в штаті фірми знаходиться не більше 10 працівників, то всі кадрові процеси можна вирішувати самостійно, але в організаціях, які мають велику кількість персоналу, просто необхідно включити
в процес автоматизацію кадрового діловодства.

За допомогою автоматизації кадрового документообігу можна:

1. Підвищити швидкість роботи.
   Затримуючи документи, які необхідно видавати працівникам, а так ж, не обробляючи надходить заяви вчасно, фахівці відділу кадрів псують загальне враження про роботу організації в цілому. Якщо відділ працює повільно і не справляється зі встановленим рівнем обов'язків в термін, то невиконані завдання будуть накопичуватися і зможуть вилитися в значні неприємності.
2. Скоротити ризик появи помилок.
   Якщо при великому обсязі виробництва вести документообіг вручну, то обов'язково виникнуть помилки. Часто неточності виникають при обчисленні робочих годин, зарплати, податків тощо. Таке некоректне відображення в документах призводить до фінансових збитків, особливо після введення штрафних санкцій контролюючими службами. Поліпшити кадрове діловодство можна за допомогою процесу автоматизації.

Дві найголовніші цілі, які виконує автоматизація кадрового відділу - коректне ведення документообігу та підвищення ефективності роботи не тільки кадровиків, але і всієї організації.

Крім цього, автоматизація займається вирішенням важливих завдань:

• Збільшення темпів рутинних операцій;
• Спрощення операцій по набору персоналу;
• Оперативний облік і освоєння нових принципів ведення документообігу;
• Узагальнення інформаційної бази, яка містить всі необхідні дані, з можливістю звернення кожного працівника до необхідної інформації;
• Впровадження новітньої системи автоматизації зі зручним управлінням, що спрощує супровід документів;
• Зменшення тимчасових втрат, що відбувалися з вини застарілих процесів;
• Зниження ризиків, мінімізація різних помилок бухгалтерського і податкового обліку.

Для того щоб перевести відділ кадрів на автоматизоване кадрове діловодство, слід знати:

1. Потрібно зменшити кількість осіб, з якими узгоджуються процеси. Ідеальна ланцюжок повинна бути вибудувана за принципом «співробітник - персонал кадрового відділу». За певних умов і виникає необхідність узгодити якісь операції з начальником відділу кадрів або всієї організації в цілому.
2. Щоб уникнути постійних тимчасових витрат, можна сформувати шаблонізаціі звітності. Головне, щоб шаблони відповідали нормативно-правовим актам РФ. Правда, тут є свої підводні камені. Головний з них - працівникам доведеться перенавчатися для того, щоб документація складалася за єдиним зразком.
3. Автоматизація здатна поліпшити кадрове діловодство, особливо якщо її робота буде спрямована тільки в ті області компанії, де вона дійсно необхідна. Процес автоматизації буде різний для компаній, що володіють різними обсягами виробництва на ринку товарів і послуг.

Тип системи автоматизації

Вибір системи автоматизації залежить не тільки від розміру організації, але і від поставлених завдань, перспектив розвитку процесів компанії і багато чого іншого. Правильно обраний тип системи автоматизації допоможе поліпшити кадрове діловодство .

Сучасний ринок надає різні типи систем автоматизації:

• Вузьконаправлені кастомниє системи. Програми, спрямовані на конкретні цілеспрямовані дії.
• Коробкова продукція. На відміну від кастомних, у коробкових систем досить розширені можливості, що охоплюють різні області.
• HRM-модулі. Призначені для задіяних в організації ERP-модулів.
• Спеціальні HRM-системи. За допомогою даних систем у відділу кадрів значно збільшуються можливості щодо формування документації.
• BPM-системи. Комплексний підхід до автоматизації кадрового діловодства і всієї організації в цілому.

Керівники компанії повинні розуміти, що подальше розширення автоматизації процесів на всю діяльність підприємства може перерости в комплексний підхід і поліпшити роботу компанії в усіх напрямках. Головне - усвідомлювати перспективи і вибудувати довгострокову стратегію.

Всі статті по бухгалтерії тут
Розділ статей: Бухгалтерія
Розділ статей: Кадрове діловодство .