Як налаштовувати IBM Lotus Notes V8 для користувачів Microsoft Outlook

1. Установка для параметра Window management style значення New Window
2. Малюнок 1. Параметр New Window в політиці
3. Малюнок 2. Призначені для користувача настройки Windows and Themes
4. Малюнок 3. Кожне повідомлення або запис в календарі документа Notes відкривається у власному вікні
5. Малюнок 4. Опція користувальницької політики "Create a local mail file replica"
6. Малюнок 5. Налаштування користувальницької політики Default replication schedule
7. Установка спеціальної домашньої сторінки
8. Створення користувальницького додатка БД домашньої сторінки
9. Малюнок 6. Створення спеціального додатка БД домашньої сторінки (сторінки вітання)
10. Ручна установка локального поштового файлу в якості домашньої сторінки
11. Додавання Calendar і Contacts в папку Startup
12. Малюнок 7. Порівняння трьох кнопок Outlook, розташованих в нижньому лівому кутку, і вкладок Notes,...
13. Малюнок 8. Переконайтеся, що вікно попереднього перегляду знаходиться збоку
14. Ресурси для скачування

Мета статті - описати основні кроки, необхідні для плавного переходу з Microsoft Outlook на IBM Lotus Notes V8. Ці кроки перераховані нижче (далі ми розглянемо їх більш детально):

1. Створення адміністратором IBM Lotus Domino політики Desktop, в якій потрібно виконати наступні настройки:
   
   • Для параметра Window management style (стиль управління вікном) встановити значення New Window
   • Створити політику, відповідно до якої локальна репліка поштового файлу створювалася б автоматично
   • Визначити графік реплікації, щоб нові користувачі регулярно отримували нову пошту в локальний поштовий файл
2. Створення спеціальної домашньої сторінки (Home page) за допомогою одного з таких методів:
   
   • Створення користувальницького додатка БД та розміщення Mail, Calendar і Contacts в окремих вікнах; установка для параметра Mail File Location значення Local за допомогою документа LocALLMailType Desktop Setting таким чином, щоб кожне вікно посилалося на локальну репліку.
   • Ручна установка Mail в якості домашньої сторінки і додавання Calendar і Contacts в папку Startup.
3. Переконайтеся, що Preview on Side є значенням за умовчанням для опції Mail Inbox preview.

Установка для параметра Window management style значення New Window

В клієнті IBM Lotus Domino Administrator створіть нову призначену для користувача політику і задайте для параметра Window management style значення New Window на вкладці Desktop Settings - Preferences - Window Management (див. Малюнок 1).

Малюнок 1. Параметр New Window в політиці

Визначити цю політику можна, коли ви дозволяєте користувачам змінювати свої настройки. У цьому випадку вони можуть вибрати File - Preferences, розгорнути опцію Toolbar в дереві зліва, вибрати Windows and Themes, а потім вибрати одну з трьох різних опцій в розділі Window Management (див. Рисунок 2).

Малюнок 2. Призначені для користувача настройки Windows and Themes

При включеній опції "Open each document in its own window", коли користувач двічі натискає на поштове повідомлення в Inbox (або в будь-якому поданні або папці), це повідомлення відкривається у власному вікні, як в Microsoft Outlook. На малюнку 3 показано нове повідомлення Lotus Notes, відкрите в новому вікні.

Малюнок 3. Кожне повідомлення або запис в календарі документа Notes відкривається у власному вікні

Створення політики, що забезпечує автоматичне створення локальної репліки поштового файлу

Якщо у користувачів є локальна поштова репліка, вона буде відкриватися автоматично при відкритті пошти, і їм, можливо, ніколи не буде потрібно підключатися до розташованої на сервері репліці. Багато користувачів Microsoft Outlook очікують, що пошта буде приходити на їхній клієнт і зберігатися на ньому.

Нова призначена для користувача політика, створена за допомогою клієнта Lotus Domino Administrator, забезпечить користувачам, на яких вона поширюється, автоматичне отримання локальної репліки їх поштового файлу. Виконати цю настройку можна в розділі Server Options на вкладці Basics документа Desktop Settings (див. Малюнок 4).

Малюнок 4. Опція користувальницької політики "Create a local mail file replica"

Визначення графіка реплікації для частого отримання користувачами нової пошти в їх поштову файл

У новій користувальницької політиці необхідно задати графік реплікації, що підходить для вашої організації (див. Рисунок 5), вибравши вкладку Preferences - Replication. Майте на увазі, що якщо використовувати значення за замовчуванням (60 хвилин), реплікація буде проходити дуже рідко, тому це значення потрібно зменшити.

Малюнок 5. Налаштування користувальницької політики Default replication schedule

Тепер користувачі отримують пошту автоматично і регулярно; проте, якщо їм буде потрібно виконати реплікацію примусово, вони зможуть зробити це одним із таких способів

• Вибрати опцію Send and Receive Mail з меню Tools
• Натиснути на значок Send and Receive Mail на панелі дій (Action bar)

Користувачам не потрібно переходити на вкладку Replicator. Однак якщо користувачі детально вивчать інтерфейс, вони побачать, що додаток Mail (до якого входить і Calendar) в дійсності відображається на вкладці Replicator, і при бажанні вони можуть примусово запустити реплікацію з цієї вкладки.

Установка спеціальної домашньої сторінки

Домашню сторінку (Home page) іноді називають сторінкою вітання (Welcome page), але в цій статті і те, і інше ми називаємо домашніми сторінками.

Встановити спеціальну домашню сторінку можна одним з таких способів:

• Створити користувальницький додаток БД і розмістити Mail, Calendar і Contacts в окремих вікнах, встановивши для параметра Mail File Location значення Local за допомогою документа LocALLMailType Desktop Setting таким чином, щоб кожне вікно посилалося на локальну репліку.
• Вручну встановити Mail в якості домашньої сторінки, додавши Calendar і Contacts в папку Startup.

Створення користувальницького додатка БД домашньої сторінки

Вибравши цей метод, ви створюєте користувальницький додаток БД і розміщуєте Mail, Calendar і Contacts в окремих вікнах, а потім встановлюєте локальне розміщення поштового файлу в Desktop Settings.

1. Спочатку створимо призначену для користувача БД домашньої сторінки, а потім - нову домашню сторінку, виділивши окремі вікна для Inbox, Calendar і Contacts. (В результаті ми отримаємо структуру, дуже схожу на основне вікно Outlook 2003).
2. Виберемо цю сторінку в поле Default Welcome Page документа Desktop Settings (див. Рисунок 6).
3. Якщо ви хочете створити користувальницький додаток БД домашньої сторінки, необхідно також задати локальне розміщення поштового файлу (опція Local) в Desktop Settings (мова про це піде нижче). Якщо цього не зробити, то наша домашня сторінка буде завжди посилатися на серверну репліку, що робить безглуздими раніше виконані операції - установку локальної репліки і визначення графіка реплікації.

Якщо раніше ви ніколи не працювали з призначеної для користувача домашньою сторінкою, зверніться до статті developerWorks " Розгортання корпоративної сторінки вітання ", З якої можна почерпнути додаткову інформацію.

Якщо ви хочете, щоб у користувачів в якості домашньої сторінки примусово використовувалася програма Mail, в поле Home page слід вибрати опцію "Do not allow" (див. Малюнок 7). Будучи включеною, ця опція не дає користувачам змінювати свою домашню сторінку на іншу.

Малюнок 6. Створення спеціального додатка БД домашньої сторінки (сторінки вітання)

Тепер потрібно задати локальне розміщення поштового файлу в документі Desktop Settings. Ця операція гарантує, що домашня сторінка буде посилатися на локальну репліку, а не на серверну. Вона також гарантує, що вкладки Mail і Calendar, завантажуються з папки Startup, теж будуть посилатися на локальні репліки. Щоб це зробити, виконайте наступні кроки:

1. В поле Mail File Location виберіть значення Local. Ця установка знаходиться в тому ж документі Desktop Settings, який використовується і для всіх інших налаштувань.
2. Створіть це поле в документі Desktop Settings, назвіть його LocAllMailType і задайте значення 1. (Значення за замовчуванням 0 - використання серверної репліки, а 1 - локальної.)

Наступний текст взятий з Керівництва адміністратора Lotus Domino 8 (розділ "Призначені для користувача і серверні налаштування", підрозділ " Використання політик для призначення налаштувань NOTES.INI або документа Location користувачам клієнта Notes "):

Для додавання або установки змінних NOTES.INI для користувачів клієнта Notes можна використовувати документ настройки політики desktop. Це простий спосіб установки змінних NOTES.INI для всіх користувачів клієнта Notes або для конкретної їх групи. Документи настройки політики desktop також можна використовувати для установки значень полів для користувачів в документах.
Щоб за допомогою політики призначити значення NOTES.INI або настройку документа Location користувачам клієнта Notes, використовуйте Domino Designer для додавання нового поля до документа настройки політики desktop. Це нове поле повинно мати ім'я $ PrefVariableName, де VariableName - ім'я змінної NOTES.INI, яку ви хочете визначити. У цьому полі документа настройки політики desktop введіть значення, яке ви хочете привласнити цієї змінної NOTES.INI. Це і є значення, яке встановлюється в NOTES.INI для обраних користувачів Notes.

У розділі Server Options вкладки Basics виберіть опцію "Create local mail file replica".

Припустимо, наприклад, що ви хочете за допомогою документа настройки політики змінити розмір шрифту на 5 у файлі NOTES.INI. Щоб змінити це налаштування, виконайте такі дії:

1. З Lotus Domino Designer відкрийте форму документа настройки політики desktop.
2. Створіть нове поле з ім'ям $ PrefDisplay_font_adjustment і надайте йому значення 5.
3. Збережіть зміни і закрийте вікно.

Щоб визначити установки документа Location за допомогою документа політики додайте нове поле в документ настройки політики. Нове поле повинно називатися $ LocAllVariableName, де VariableName - ім'я полів, які ви задаєте в документах Location. У новому полі в документі настройки політики введіть значення, яке ви хочете привласнити цієї змінної. Це і є значення, яке присвоюється в документах Location всіх користувачів.

Ці нові значення будуть встановлені на клієнтах призначених користувачів в наступний раз, коли вони будуть проходити процедуру аутентифікації на своєму домашньому сервері.

ПРИМІТКА: Для вступу в силу певних установок потрібне перезавантаження клієнта Lotus Notes.

Більш детальну інформацію по додаванню нового поля до документа Desktop Settings см. документацію по Lotus Domino Designer .

Ручна установка локального поштового файлу в якості домашньої сторінки

Це другий варіант з двох. Якщо ви створили БД користувальницької домашньої сторінки (сторінки вітання), виконувати цей крок не треба.

Тут ви задаєте в якості домашньої сторінки локальну поштову репліку кожного користувача. На відміну від політики, в цьому випадку потрібно ручна настройка клієнта кожного користувача. Щоб це зробити, переконайтеся, що в випадаючому меню Open Replica першої опцією в списку можливих реплік є Local, а потім виберіть пункт меню "Set Bookmark as Home Page".

Додавання Calendar і Contacts в папку Startup

Тепер потрібно додати Calendar і Contacts в папку Startup, щоб при запуску користувачами клієнта вони бачили вкладку для пошти (яка тепер є домашньою сторінкою), а також вкладки для Calendar і Contacts. Оскільки для розміщення Calendar і Contacts в папці Startup призначена для користувача політика відсутня, необхідно відкрити Calendar і Contacts, а потім перетягнути відкриті вкладки в папку Startup. Папка Startup знаходиться в папці More Bookmarks.

Тепер користувачі можуть побачити, що Mail, Calendar і Contacts знаходяться в папці Startup, і можуть перемістити їх з цієї папки, перетягнувши їх в іншу папку або на верхній рівень списку Open. Розміщення Calendar і Contacts в папці Startup гарантує, що користувачі будуть бачити три вкладки у верхній частині клієнта Lotus Notes і можуть просто натиснути на одну з вкладок для переходу від однієї з них до іншої.

Одночасне відображення цих трьох вкладок в Lotus Notes зовні нагадує три кнопки Microsoft Outlook, що відповідають за пошту, календар і контакти, як показано на малюнку 7.

Малюнок 7. Порівняння трьох кнопок Outlook, розташованих в нижньому лівому кутку, і вкладок Notes, розташованих горизонтально зверху

Для перегляду повідомлень в Mail Inbox за замовчуванням повинна бути обрана опція Preview on Side

Нарешті, зверніть увагу, що параметр Preview on Side є параметром за замовчуванням, тому користувачі повинні бачити вікно попереднього перегляду обраного поштового повідомлення збоку (а не внизу), як показано на малюнку 8. Просто не міняйте цей параметр за замовчуванням. (До неї можна отримати доступ, натиснувши кнопку Show в правій частині панелі дій; інші опції - Preview on Bottom і Hide Preview.)

Малюнок 8. Переконайтеся, що вікно попереднього перегляду знаходиться збоку

висновок

Якщо ви хочете забезпечити максимально легкий перехід користувачів Microsoft Outlook на Lotus Notes V8, рекомендуємо при налаштуванні Lotus Notes використовувати політику Desktop, відповідно до якої:

• Параметр Window management style має значення New Window
• Локальна репліка поштового файлу створюється автоматично
• Графік реплікації забезпечує часте надходження нової пошти в поштовий файл нових користувачів

Потім слід створити для користувача домашню сторінку і переконатися, що для перегляду повідомлень з Mail Inbox за замовчуванням ця опція встановлена ​​Preview on Side.

Ресурси для скачування

Схожі теми

Підпишіть мене на повідомлення до коментарів