Як адаптувати креативне агентство до ринкової реальності

1. червоний океан
2. Як робити більше без нових людей
3. Основні правила
4. Як це може допомогти?
5. Як продавати процес
6. Чому це важливо для замовника

Креативне агентство бачило і кращі роки. Тоді ідея вважалася самостійною і гідним оплати продуктом. Контракти укладалися на роки. Стратеги могли написати бриф і вважати свою роботу зробленою. Втім, ностальгія не найкраща альтернатива виручці. використовують для управління проектами тисячі агентств, так що ми вирішили узагальнити досвід наших клієнтів за ринковою адаптації.

червоний океан

Всі люблять подивитися "Каннських левів" у вільну хвилину, але коли справа доходить до бізнесу, замовника при роботі з креативним агентством набагато більше займає KPI і ROI, ніж регалії і фестивальні успіхи.

Нещодавно ми запропонували випробувати наш сервіс директору одного з великих російських агентств. Відповідь ми отримали досить песимістичний:

Наші клієнти намагаються заробити в червоному океані з маржинальністю, що прагне до нуля. Агентства намагаються отримати від них якусь частину тих копійок, а от ваш сервіс намагається отримати щось від агентств.

Креативні агентства - і справді, часті користувачі Wrike. Ми можемо не тільки "щось отримати", але і багато дати гравцям цього ринку, і наше рішення затребуване саме в цій ринковій ситуації. Але думка автора зрозуміла. Криза урізав бюджети і число бажаючих робити і давати рекламу через агентства. Раптово виявилося, що ринок затісний, а його учасники не готові до роботи в жорстких умовах.

Це наклалося і на інші, більш розтягнуті в часі тенденції.

девальвація ідеї
Все менше клієнтів цінують креативну частину роботи. Як правило, всіх цікавить закінчений кейс: аналіз аудиторії та каналів просування, продакшен контенту, розробка та втілення стратегії його запуску.

Тобто за свої гроші клієнт хоче отримати те, чого йому не вистачає. Недолік ідей людина відчуває рідко, але зате йому цілком очевидні такі речі, як брак експертизи та ресурсів, які допоможуть розробити і запустити успішну кампанію на десятках digital- і не тільки каналів. У такій ситуації креативний потенціал важливий, однак налагоджені процедури, чітке виконання термінів, передбачувані результати означають не менше.

Зростаючий обсяг роботи
Самі проекти стають більш трудомісткими. Нові канали та формати з'являються щороку. Це зростаюче навантаження не тільки на стратега, якому потрібно проаналізувати ефективність кожного варіанта і пропрацювати просування по всьому спектру варіантів. Це означає і зростаючі в геометричній прогресії обсяги продакшена. Там де 10 років тому вистачало одного ролика для ТВ, тепер знадобиться цілий міні-серіал на YouTube.

разові контракти
Ведення постійних акаунтів залишається вірним шматком хліба для все меншого числа агентств. Решта мають справу з контрактами на один проект. Їх вважають за краще все більші замовники. По суті, агентство стає артіллю фрілансерів з юридичною особою, яке кожен раз має справу з новим клієнтом. Його бренд, продукти і особливості спілкування доводиться освоювати з нуля і завойовувати його довіру теж.

Як робити більше без нових людей

Креативне агентство повинно працювати над операційним досконалістю бізнесу. Знайти час і ресурси без масового найму співробітників можна тільки оптимізацією робочих процесів і переосмисленням кожного значимого етапу в роботі - від планування проектів до спілкування з клієнтами.

В силу своєї специфіки історично креативні агентства не приділяли багато уваги управлінню проектами і організації щоденної роботи співробітників. З одного боку це погано, з іншого це означає, що є куди рости - є приховані резерви, які потрібно звільнити і встигати більше наявними силами. Нам би дуже хотілося сказати, що досить впровадити систему управління проектами і змусити всіх заповнювати в ній бріфи, ставити завдання і звітувати за отриманим фідбек. Однак, в реальності доводиться йти і на інші зміни - змінювати підхід до організації роботи, навчати співробітників і по-новому взаємодіяти з клієнтами.

Основні правила

Виробництво контенту має бути саме виробництвом. Це має на увазі в якомусь сенсі конвеєрну роботу з дотриманням інструкцій і використанням заготовок. При правильній організації це не вб'є творчий підхід, зате дозволить різко знизити рівень хаосу, скоротити час на виконання завдань і мінімізувати кількість помилок в роботі.

Заготовки - це головний секрет прискорення роботи над проектом. Якщо у вас вже є напрацьована практика в дизайні стендового оформлення або розробці кампаній для соціальних мереж - цей досвід важливо формалізувати і оформити у вигляді шаблонів з планом дій. Це може бути набір завдань в системі управління проектами, пункти в таблиці, mind map або щось ще.

Важливо, щоб, отримавши завдання, співробітники відразу розуміли, який з наявних шаблонів в "бібліотеці" агентства їм потрібно взяти для початку роботи, щоб людина не починав роботу кожен раз з чистого аркуша.

В такому шаблоні повинен бути перелік основних завдань, їх послідовність і залежність між собою, а також довідкова інформація (що де брати і хто за що відповідає). Залежно від специфіки бізнесу / проекту, шаблони можна створювати під конкретні формати, типи кампаній, галузеві категорії і т. Д. Крім прискорення процесу і скорочення числа помилок, шаблони представляють собою зручний "курс молодого бійця" і в роблять співробітників взаємозамінними. Формувати групу людей під проект стане набагато простіше.

Як це може допомогти?

Скоро ви усвідомлюєте, що вам не так вже катастрофічно не вистачає людей, і з кваліфікацією у тих, що є - теж все непогано. Як завжди, продуктивність праці залежить в першу чергу від грамотного менеджменту, і навіть сама креативна сфера - не виняток.

Є і ще один плюс. Маючи чітку послідовність етапів і статусів готовності для основних типів проектів, ви швидко зрозумієте, скільки часу займає кожен етап в роботі агентства. Це дозволить набагато впевненіше і реалістичніше планувати терміни.

Деякі етапи погано піддаються прогнозуванню - наприклад, терміни затвердження макетів і отримання зворотного зв'язку від замовника. Однак, і тут є що покращити.

Як продавати процес

Незважаючи на мантру, що головне - не процес, а результат, замовникам постійно здається, що їх проекту приділяється мало уваги, а прохання про доробки приймаються в багнети. Щоб зміцнити лояльність клієнта і підвищити ймовірність повторних замовлень, агентству потрібно навчитися демонструвати не тільки готовий продукт, а й ефективний робочий процес.

Зайнятися цим стоїть на етапі планування, щоб уникнути труднощів з взаєморозумінням вже на початку співпраці. Тому важливо обгрунтувати і деталізувати необхідний час.

Краще якщо це буде не просто наспіх наскидане хронологічний список, а серйозна підготовлена ​​візуалізація, наприклад, у формі діаграми Ганта. Це, по-перше, доведе вашу професійну спроможність. Ви ж замовите 3D-модель вітальні з передбачуваним результатом, перш ніж віддавати реальне приміщення на розтерзання дизайнеру? Ілюстрація робочого часу, яке планує оплатити замовник, не менш важлива. Крім того, яким би геніальні менеджери не працювали в вашому агентстві, хороша візуалізація дозволить розвантажити голову і не перекручувати одні й ті ж дати, завдання та імена в голові по двадцять разів на день. Досить буде просто відкрити потрібну діаграму.

По-друге, діаграма Ганта не просто відображає залежності і графік готовності завдань, а й дуже наочно показує, що терміни - результат серйозного планування, залучення безлічі співробітників і оптимізації робочих процесів. Наприклад, замовнику буде очевидно, що багато завдань розташовані на часовій шкалі паралельно один одному, тобто будуть виконуватися одночасно - графік ущільнений до межі, щоб встигнути до названого термін. Це здорово допомагає обгрунтувати озвучуються терміни.

Чому це важливо для замовника

Креативне агентство має відкрити для замовника "внутрішню кухню" його проекту. Так, наші користувачі з агентства Position2 надають клієнтові гостьовий аккаунт в системі управління проектами. Так він зможе спостерігати поновлення завдань і робочі обговорення і навіть брати участь в них. Це дозволяє отримати зворотній зв'язок на ранній стадії, уникнувши переробок фінального продукту. Крім того, замовник буде обережніше просити про бувальцях, якщо він буде точно знати, яких зусиль це вимагає і наскільки зрушить терміни.

Пункт в договорі про кількість робочих ітерацій не буде зайвим, але якщо ви доведете, що цей пункт стоїть там не просто так, це буде набагато ефективніше для довгострокового співробітництва.

Залучення замовника в робочий процес креативного агентства на рівні вашої системи управління проектами, прискорить і спростить процес затвердження фінального продукту. Одна справа в перший раз показати вже готовий результат, а інше швидко показувати і отримувати фідбек прямо в процесі підготовки макетів, чорнових варіантів відео та інших проміжних матеріалів. Якщо замовник схвалював роботу на ранніх етапах, до підсумкового продукту у нього залишиться набагато менше претензій і питань.

Якщо ви працюєте в Wrike, то можна використовувати спеціальну функцію "Узгодження", щоб автоматизувати і упорядкувати процес отримання наочної зворотного зв'язку від всіх перевіряючих і виправлення матеріалів з коментарів.

Розуміння того, як відбувається робота і відчуття причетності до процесу, роблять дуже сильний вплив і на те, як замовник сприймає підсумковий продукт, і на його лояльність. Прозорість - не просто красиве слово, це цілком реальний інструмент збільшення повторних замовлень.