Адреси електронної пошти

Правила адресації електронної кореспонденції

Типове явище, коли при призначенні адрес електронної пошти вказуються ім'я та прізвище адресата. Наприклад, найбільш часте правило: перша буква імені, точка, прізвище, всі букви в транслітерації.

Для підприємств і організацій це є недоцільним - запам'ятати на слух дуже важко, при зміні співробітника необхідно виконати багато роботи по створенню нового адреси, налаштування і переносу даних. Більш правильним є призначення адрес за посадовими і функціональних обов'язків. По-перше, при зміні працівника, це дозволяє надати новому співробітнику повну інформацію про лініях е-мейл комунікації його посади. По-друге, при зміні посади необхідно тільки внести зміни в підпис, всі зв'язки будуть збережені і передані новому співробітнику.

Короткі, прості і прив'язані до посади е-мейл адреси дуже зручні в ситуації, коли вашому співробітнику повинні відправити лист і йому потрібно повідомити свій службовий адресу електронної пошти, продиктувавши по телефону. А якщо співробітнику доводиться диктувати свою адресу раз десять на день? А якщо це служба підтримки, маркетинг або секретаріат? Адреси можуть бути посадовими і груповими. Короткі імена надаються співробітникам, відділах і робочих груп.

Важливо! при придбанні програмного забезпечення (ліцензування) дуже важливо реєструвати постійний залишався вірним е-мей підприємства. Реєстрація ПО на е-мейл співробітника може викликати проблеми при оновленні версій, розширенні ліцензій і функціональності програмного забезпечення.

Як вибирати коротку назву? Коротке ім'я для е-мейл адреси повинно формуватися за затвердженими корпоративним правилам. Ні в якому разі його не повинен вигадувати користувач. Як ім'я може використовуватися номер пропуску в тому випадку, якщо пропускна система підприємства пов'язана з посадою. Крім того, зручно використовувати внутрішній номер телефону.

Загальні адреси для відділу: [email protected] - адреса для прийому комерційних пропозицій. Його легко продиктувати, запам'ятати і фільтрувати спам. Також можна використовувати назви відділів - [email protected].

Службові загальноприйняті імена

• info @ - відділ маркетингу, в якому можна дізнатися коротку інформацію про організацію, продукцію і послуги.
• marketing @ - відділ маркетингу та реклами.
• sales @ - відділ продажів, замовлення продукції і інформація про замовлення.
• support @ - відділ клієнтської підтримки, зауважень стосовно виробів або послуг.
• admin @ - програмісти, системні адміністратори.
• user @ - користувач, споживач.
• mail @ - загальна пошта для вхідних листів.
• blog @ - інтернет-журнал подій, інтернет-щоденник, онлайн-щоденник.
• office @ - приймальня директор, секретар.
• job @, resume @ або hr @ - для прийому резюме і спілкування з кандидатами на роботу.
• spam @ - для скарг на спам.
• billing @ - для білінгу.
• account @ - для бухгалтерії та підтримки акаунтів.
• postmaster @ - SMTP.
• hostmaster @ - DNS.
• usenet @ - NNTP.
• news @ - NNTP.
• webmaster @ - HTTP.
• www @ - HTTP.
• uucp @ - UUCP.
• ftp @ - FTP.

noreply @ - приклад дуже поганого адреси. Така адреса електронної пошти проявляє байдуже ставлення до одержувача листа - «ми прокукарікали, а там хоч світанок не наступати». Відправляєте лист - будьте готові отримати вхідний лист з питанням, пропозицією або зауваженням.

Формування імені за певною схемою

Наприклад, адреса електронної пошти [email protected] в якому:

• P - префікс компанії або підрозділу.
• NN - номер або назва відділу.
• DD - номер поштової скриньки або код посади в відділі.

У підсумку вийде [email protected]. Поштова адреса, сформований за такою схемою, вже можна легко продиктувати і правильно записати. Крім цього, можна автоматизувати створення такої адреси при заповненні картки співробітника в програмі "1с Підприємство" .

На час заміщення або відпустки співробітника, необхідно дати доступ до отримання листів з його робочого поштової скриньки. Можна делегувати доступ до поштової скриньки без можливості відправки листів від його імені. Всі листи повинні відправлятися від імені заступника.

Задати питання